【時短】10倍早くできる文字起こしのやり方【アプリ活用術】

2022年2月2日

【時短】10倍早くできる文字起こしのやり方【アプリ活用術】|文字起こしさん

文字起こし作業ってホント面倒くさい(面倒くさそう)・・・。

今、まさにこんな風に感じているあなたのために、効率的な文字起こしのやり方を解説します。

  • 文字起こしの詳しいやり方(手順)が知りたい。
  • 会議の議事録やインタビューのまとめ作業に時間がかかる・・・。できる限り効率良く行えないものか。
  • 便利なツールや具体的な活用テクニックについて教えて!

こういった方に役立つ情報をまとめています。

「いざ文字起こしをしよう!」となると、あなたはこんな作業の流れをイメージするのでは?

  1. 録音データを用意する(渡される)。
  2. ICレコーダーもしくはスマホ・パソコンの付属プレイヤーで音源を再生しながら、Wordなどのエディタで聞き取った内容を逐一書き起こす。
  3. 聞き取れなかった箇所や書き起こしが追いつかなかった箇所は、その都度再生停止ボタンを押したり、巻き戻しをしながらひとつひとつ修正していく。

はっきり言って、これでは効率が悪すぎます。

実際に作業を行う前に、まずはひとつひとつのやり方を見直しつつ、手順確認と下準備(作業環境を整えること)から始めましょう。

一見すると、すぐに作業に取りかかったほうがスピーディに思えますが、事前にしっかり作業計画を立てず、何の準備もなしに場当たり的に手をつけてしまうと、結局はトータルで余計な時間がかかってしまうものです。

今回は、そのために押さえておくべきポイントや具体的な文字起こしの手順を紹介します。

この記事を読めば、これまで何時間もかかっていた文字起こしの作業が何分の1、何十分の1にまで短縮でき、より稼ぐ仕事に注力できるようになるはず。ぜひ最後までご覧ください。

https://mojiokoshi3.com/ja/post/three-tips-for-high-precision-transcription/

10倍早くできる文字起こしのやり方(ポイントは5つ)

https://unsplash.com/photos/HUJDz6CJEaM

具体的な手順解説を始める前に、まずは重要なポイントだけ頭に入れておきましょう。

なるべく短い時間で効率的に文字起こし作業を行うには、次の3つを押さえておく必要があります。

  • ツールやアプリを徹底活用する
  • 音声データを最適化しておく
  • あらかじめ音声を一通り聞いておく
  • 手作業中は音声再生を止めない
  • タイピングを効率化する

それぞれ詳しく解説しますね。

ツールやアプリを徹底活用する

ついつい使い慣れたOSの付属(標準)ソフトや定番のOfficeアプリなどで全ての作業をなんとかしようとしがちですが、目的に合わせて特化した「専用ツール」を使ったほうが格段に作業がラクになります。

文字起こしにも、もちろんそういった「専用ツール」が存在します。

最近何かと話題の「AI自動文字起こしツール」はもちろんのこと、それ以外にも、

  • 再生コントロールがしやすい文字起こし専用の音声プレイヤー
  • 細かな修正作業やプレゼン資料・書類化がしやすい高機能エディタ
  • 日本語の誤りをチェックしてくれる文章校正ツール

こういったさまざまな便利アプリがあるのをご存知でしたか?

作業ごとに適切なツールを選び、効果的に使いこなすことが時短につながります。使い慣れるまではちょっと手間かもしれませんが、後々得られるメリットは非常に大きいですよ。

音声データを最適化しておく

文字起こしの元となる音源(音声データ)の質が悪いと、作業効率が格段に低下し、ミスや間違いなども発生しやすいですよね。

録音を自身で行う場合は、なるべく高性能なマイクを話者の近くに設置し、周囲のノイズなどが入りにくい環境で音声を収録しましょう。

すでに録音されたデータがある場合は、文字起こし前に邪魔なノイズを取り除いたり、聞き取りやすいボリュームや再生スピードに調整するなど、データ自体を「最適化」しておくのがおすすめです。

※AI自動文字起こしツールを使用する際も、元データがクリアなほうが変換精度が高くなります。

ここでもさまざまな専用アプリが役立ちます。詳しくは次項で解説しますね。

あらかじめ音声を一通り聞いておく

外注依頼としてテープ起こしを請け負った場合など、自分がその場に参加していないときは、文字起こし作業に入る前に音声データを通しで聞いておくのがおすすめです。

  • どんな参加者(話者)が何人くらいいるのか?
  • どんなテーマについて話しているのか?
  • 聞きなれない単語などはどのくらいあるか?

こういった点に注意しつつ、大まかでいいので全体を把握するよう努めましょう。

専門用語等は事前にネットで検索しておくと、後の作業がスムーズになりますよ。

手作業中は音声再生を止めない

文字起こしを手作業で行っている最中、聞き取れない箇所があるとついつい手を止めて音声を巻き戻ししたくなってしまいますよね。

しかし、どれだけ使いやすいプレイヤーを使用していても、いちいち一時停止・巻き戻しを行っていてはいつまで経っても作業が終わりません。

わからない場所は「●」のような記号をタイムスタンプと一緒に振っておき、後から確認するようにして、とりあえず全ての内容を一通り終わらせることにまずは注力しましょう。

そもそもタイピングが追いつかなくてこまめに一時停止をしてしまう、という人は音声データ最適化の際に再生スピードを遅くしておくのがおすすめです。

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タイピングを効率化する

当然ですが、タイピングスピードが上がれば、それだけ文字起こし作業の時間を短縮できます。

理想は音声を聞き取る際、なるべく一時停止せずに再生スピードと同じ速さでタイピング(書き起こし)ができる状態です。

タイピング練習ソフトなどでスキルを磨くほかにも、自分に合った使いやすいキーボードを選ぶのも大切ですね。

よりタイピングを効率化するテクニックとして、日本語入力システム(IME)の便利機能を上手に活用する方法もあります。こちらも詳しくは次項で紹介しますね。

【解説】音声ファイルを文字起こしする具体的手順(5ステップ)

https://unsplash.com/photos/GI6L2pkiZgQ

重要ポイントを押さえたところで、ここからは具体的な文字起こしを行う手順をステップごとに解説していきます。

  1. リアルタイム録音+仮文字起こし
  2. 音声ファイルの最適化
  3. 素起こし(自動ツール)
  4. 素起こし(手作業)
  5. ケバ取り・整文

大まかな流れはこんな感じ。一つずつ説明していきますね。

【STEP1】リアルタイム録音+仮文字起こし

会議の議事録やインタビューなど、自分がその場にいる際は、ICレコーダーで音声を録音するだけでなく、同時に文字起こしもしてしまうと後の作業がラクになります。

これらのツールがリアルタイム録音+文字起こしに対応しているので、利用シーンに合わせて使い分けるといいでしょう。

【STEP2】音声ファイルの最適化

前項で説明したように、録音した音声データを文字起こししやすいように最適化しておくと、後の作業の時短につながります。

  • ノイズ除去
  • ボリューム調整
  • 再生スピード調節

主にやるべきことは上記の3つ。難しそうに感じますが、専用ツールを使えば意外と簡単にできます。

おすすめはこの2つですね。

音声データを編集する際は、次のステップで行うテスト用に、音声を短く(1分くらい)切り抜いたサンプルファイルも用意しておくといいでしょう。

【STEP3】素起こし(自動ツール)

リアルタイム文字起こしの段階で、ある程度正確なテキストデータが作成できた場合は、このステップは飛ばしてもOKです。

「素起こし」とは、音声データの内容を一字一句そのまま文字起こしすることを言います。

※「あー」「ええと」といった部分も一切省略しないのがポイントです。

こういった機械的な作業は、ツールの独擅場と言えます。

多くの文字起こしツールは、短い音声データなら無料で利用できるので、前項で作成したテスト用のサンプルデータを使っていくつかのツールで文字起こしを試し、なるべく精度の高いものを選ぶようにしましょう。

音声ファイルや会話の内容によってツールとの相性があるので、このテストを行っておいたほうがお金が無駄になりません。

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上記は無料お試し版があるので、こういったツールを使ったことがない方にもおすすめ。

良さげな(相性がいい)ツールが絞れたら、本番のデータを使って音声ファイルをテキスト化していく、という流れになります。

その際、同じデータを複数のツールで文字起こししてから正しい箇所だけを良いトコ取りするというテクニックもあります。

こういった作業には「差分抽出ツール(Diff)」と呼ばれるアプリが便利です。

【STEP4】素起こし(手作業)

現時点では、自動文字起こしツールに100%の精度を求めるのは酷なので、細かなミスや書き起こしできていなかった箇所は手作業で書き起こしていきます。

これらの専用プレイヤーは、ホットキーで再生コントロールが行えたり、フットスイッチ(ペダル)に対応していたり、ウインドウを切り替えなくてもバックグラウンドで操作が可能だったりと、文字起こしに特化した便利機能が色々と付いているので、ぜひ活用しましょう。

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アプリの中には頭出しやタイムスタンプなどの機能を搭載したエディタが付いているものもあります。

また、日本語入力システム(IME)の辞書ツールに頻出語句・フレーズをあらかじめ登録しておいたり、自動変換(ライブ変換)機能を上手く活用すれば、タイピング回数を減らし、手軽に文字入力のスピードアップが可能です。

代表的なのはこの2つ。ぜひお試しあれ。

【STEP5】ケバ取り・整文

音声を一字一句そのまま書き起こしたテキスト(素起こし)は、保存記録としては必要でも、実際に仕事に活用するとなると使いづらいですよね。

内容を後から素早く参照したり、資料としてまとめたり、ホームページや出版等で公開するといった場合は、文章を読みやすく手直ししてあげる必要があります。

  • ケバ取り:「あー」「ええと」といった意味のない言葉を取り除く
  • 整文:話し言葉を書き言葉に直す

文字起こしの世界でよく使われるのは上記の2つ。

整文の際に特にチェックするポイントは以下。

  • 間違った表現・言い回し
  • 不足部分の補足(助詞・指示語など)
  • 文の区切り(句読点)

他にもいろいろとありますが、必ずといっていいほど修正が必要なのはこれらになります。

※過剰に文章を整えすぎると、話者の意図と違った内容になってしまう恐れもあるので注意しましょう。

タイプミスや日本語の誤りを自動チェックしてくれる「文章校正ツール」を活用するのもおすすめです。

有名なのは上記の3つ。無料利用(体験版含む)できるものもあるので、日常の文章作成にもぜひ試してみてくださいね。

人力の文字起こし代行サービスもおすすめ。

https://unsplash.com/photos/n95VMLxqM2I

どうしても作業時間が確保できなかったり、至急綺麗な文字起こし(テキスト)データが必要になった際は、専門の文字起こし代行サービスを利用するのも一つの手です。

サービス内容も「素起こしのみ」からケバ取り・整文をセットで行ってくれるものまで、実にさまざま。もちろん短納期にも対応してくれます。

料金も非常にリーズナブルなものが多く、単発で発注しやすい「文字単価プラン」もあるので、目的に合わせてコスパの良い最適なサービスを選ぶことが可能です。

有名どころは上記の3つ。

他にもクラウドソーシングサービスを利用すれば、低コストで文字起こしを依頼することができますが、依頼する相手の見極めや(場合によっては)事前テストなどの手間がかかるので注意。

時間や金銭的コストのバランスを見つつ、ツールとも組み合わせながら適宜利用するようにしましょう。

音声文字起こしの外注相場はいくら?【安く依頼するコツも解説】

まとめ

今回は、効率的に文字起こしを行うためのコツや具体的手順について解説しました。

文字起こしに限らず何かの作業を行う際は、いきなり手を動かすのではなく、作業環境を整えたり下準備をする時間をしっかり設けるべきです。

その理由は、主に3つ。

  • 全体を把握しておくことで、作業中も俯瞰して物を考えられる。
  • 作業時間の見積りが立てやすい。不足の事態にも柔軟に対応できる。
  • 効率化できる部分=時間がかかりそうな場所(ボトルネック)が見つけやすい。

回り道に感じても、結果として時短になることが多いもよう。

頭のいい人たちは計画をしっかり立て、ノウハウや便利アプリを積極的に集めつつ、どんどん生産性を上げていっています。

あなたもぜひ、これらの考え方やツールを取り入れてみてくださいね。

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