7 astuces pour transcrire vos enregistrements beaucoup plus vite

J'aimerais réduire, ne serait-ce qu'un peu, le temps que prend la transcription et travailler plus efficacement.

Beaucoup de lecteurs de cet article éprouvent sans doute exactement ce sentiment, n'est-ce pas ?

Si l'on vous a demandé de transcrire une réunion au bureau (pour en faire un compte rendu), vous pensez probablement : « Je voudrais expédier cette tâche répétitive au plus vite et me concentrer sur un travail plus important ! »

Et si vous faites de la transcription votre activité d'appoint, vous aimeriez certainement accepter davantage de missions pour augmenter encore vos revenus.

Pourtant, vous avez beau chercher des astuces par vous-même, vous n'arrivez pas à travailler aussi efficacement que vous le voudriez, et cela vous agace…

Dans cet article, je vous présente donc des astuces pour transcrire plus efficacement.

Je vous recommande aussi des outils concrets : en lisant cet article, la transcription devrait devenir bien plus facile qu'aujourd'hui. Lisez-le jusqu'au bout.

7 astuces pour rendre la transcription beaucoup plus efficace

Si vous avez du mal à gagner en efficacité, gardez en tête les 7 points suivants.

1. Tirer pleinement parti d'un outil dédié à la transcription
2. Améliorer la qualité de l'enregistrement
3. Ralentir la vitesse de lecture
4. Ne pas mettre en pause
5. Enregistrer dans un dictionnaire les mots que vous utilisez souvent
6. Prendre des notes pendant l'enregistrement
7. Regarder la bouche de la personne qui parle

Même un seul de ces points apporte déjà une amélioration appréciable, mais en les combinant, la transcription devient étonnamment simple.

Je vais maintenant les détailler un par un.

1. Tirer pleinement parti d'un outil dédié à la transcription

Faites-vous votre transcription avec les applications fournies par défaut ?

Il est vrai qu'on peut très bien transcrire avec le lecteur multimédia et l'application de notes déjà installés sur l'ordinateur.

Mais si vous voulez gagner ne serait-ce qu'un peu en efficacité, l'astuce consiste à utiliser des outils spécialement conçus pour la transcription.

• Un lecteur audio doté de fonctions avancées
• Un éditeur de texte
• Un outil de transcription par IA
• Un IME (système de saisie du japonais)
• Des écouteurs ou un casque
• Un clavier

Voilà à peu près ce qui me vient à l'esprit.

Pour créer un environnement vraiment confortable, il faudrait aussi soigner le bureau et le siège, et si vous enregistrez vous-même, un micro performant ou un enregistreur numérique compte beaucoup… La liste est sans fin, mais il suffit de bien maîtriser les éléments ci-dessus pour commencer.

Je présenterai des outils concrets dans la seconde moitié de l'article ; si cela vous intéresse, poursuivez simplement votre lecture.

2. Améliorer la qualité de l'enregistrement

Pour transcrire plus efficacement, le premier point important est la qualité de l'enregistrement.

Beaucoup de gens l'oublient, mais bien avant le travail de transcription lui-même, la qualité des données audio d'origine influence fortement la vitesse de travail.

• La précision du matériel d'enregistrement
• Le placement du micro
• La façon de parler des intervenants
• L'environnement alentour

Par exemple, avec des données dégradées ou un enregistrement saturé de bruit à cause de mauvaises conditions de prise de son, il faut bien dire qu'une transcription précise est difficile.

Si l'on vous confie uniquement la transcription, vous ne pouvez sans doute guère intervenir sur les conditions d'enregistrement, mais même sur des données déjà enregistrées, un petit effort supplémentaire rend le travail plus facile.

[Transcription par IA] 6 conseils d'enregistrement pour une transcription très précise

Pour obtenir une transcription par IA très précise, quelques techniques d'enregistrement sont essentielles. Cet article présente les points à respecter pour enregistrer au mieux avant de transcrire avec une IA. Un micro de qualité, bien placé, un environnement d'enregistrement calme, une diction claire des intervenants, une seule personne...

Je détaillerai aussi les méthodes concrètes dans la seconde moitié de l'article.

3. Ralentir la vitesse de lecture

Le point décisif pour accélérer la transcription est le suivant :

réduire autant que possible le nombre de retours en arrière.

Tout tient là. Si vous imaginez concrètement quelqu'un en train de travailler, vous serez sans doute convaincu.

Pour éviter au maximum les retours en arrière, l'astuce consiste à faire correspondre exactement la vitesse de lecture audio à votre vitesse de frappe.

* Pour être précis, il vaut mieux choisir une vitesse de lecture légèrement plus lente que votre vitesse de frappe.

Vous pouvez mesurer votre vitesse de frappe avec des services comme « E-typing Master (test de compétence en dactylographie) » ; je vous conseille de mesurer au moins une fois avec précision combien de caractères vous pouvez taper en un temps donné.

4. Ne pas mettre en pause

Lorsque vos retours en arrière deviennent moins fréquents, allez plus loin et essayez une transcription sans aucune pause.

Vous le constaterez en essayant : une fois la vitesse de lecture alignée sur la vitesse de frappe, à moins de faire une faute de frappe ou de manquer un passage, il est beaucoup plus fluide de ne pas arrêter la lecture en cours de route.

Contentez-vous de repérer les passages incertains avec un repère ou un horodatage, corrigez les fautes de frappe et de conversion plus tard en une seule fois, et transcrivez l'ensemble d'une traite, en première approximation.

* Si vous écoutez les données audio plusieurs fois avant de commencer, vous aurez une idée générale du contenu et vous serez moins souvent bloqué.

Une fois l'astuce acquise, vous transcrirez bien plus vite qu'à l'époque où vous faisiez des pauses.

5. Enregistrer dans un dictionnaire les mots que vous utilisez souvent

Après quelques transcriptions, vous commencez à repérer les mots et les expressions qui reviennent souvent.

Si vous les enregistrez à l'avance dans la fonction de dictionnaire de l'IME (système de saisie du japonais) de votre ordinateur, la conversion sera plus efficace.

Lorsque vous transcrivez dans un cadre professionnel, on vous remet parfois une liste de termes spécialisés ; dans ce cas aussi, enregistrez-la à l'avance.

6. Prendre des notes pendant l'enregistrement (compte rendu de réunion / entretien)

Si vous assistez à la réunion ou à l'entretien qui est enregistré, ne vous en remettez pas uniquement au dictaphone : prendre vous-même des notes est aussi une bonne astuce.

Il n'est pas nécessaire de tout noter mot pour mot.

Il suffit de noter brièvement un mot inconnu qui apparaît dans la conversation ou une tournure qui vous semble propre à la personne qui parle.

* Ces passages sont souvent importants quant au contenu.

Prendre des notes améliore la concentration sur le moment et facilite le travail ultérieur : c'est faire d'une pierre deux coups.

7. Regarder la bouche de la personne qui parle (transcription de vidéos, par exemple YouTube)

Pour transcrire une vidéo, ne regardez ni vos mains ni l'écran de l'ordinateur : fixez la bouche de la personne qui parle.

En effet, même pour un même son, on comprend bien mieux le contenu quand on écoute en observant les mouvements de la bouche.

* Pour certaines personnes, même avec du son seul, il est plus facile de comprendre en imaginant concrètement la personne en train de parler.

Comme vous ne regardez pas vos mains, maîtrisez bien la dactylographie à l'aveugle afin de ne pas multiplier les fautes de frappe.

Techniques d'enregistrement pour une transcription très précise [3 points essentiels]

Pour la transcription, voici les 3 astuces pour créer un enregistrement aussi clair et audible que possible.

1. Rapprocher la bouche du micro
2. Supprimer le bruit
3. Parler lentement dans un japonais standard

Je les détaille un par un.

1. Rapprocher la bouche du micro

Lorsque plusieurs voix se mélangent ou que la personne parle de loin, la précision de la reconnaissance de la voix diminue encore.

Pour une transcription très précise, le point essentiel est d'enregistrer la voix de la manière la plus claire possible. Une voix étouffée ou un volume trop faible ne convient pas non plus comme données à transcrire.

C'est là qu'intervient le micro.

Les smartphones récents offrent déjà une assez bonne précision avec leur micro intégré, mais un micro externe dédié est plus maniable et se rapproche plus facilement de la bouche.

Pour un entretien, on peut par exemple utiliser un micro-cravate (le type de micro employé pour les tournages télévisés) que l'on fixe sur les vêtements.

Même lors d'une réunion où beaucoup de personnes prennent la parole, un micro externe donne un son plus clair qu'un enregistreur numérique ou le micro intégré d'un smartphone.

Les appareils dédiés enregistrent mieux ; si vous souhaitez des données audio aussi claires que possible, utilisez autant que possible un micro externe.

2. Supprimer le bruit (les parasites)

• Les voix de personnes étrangères à la transcription
• Les bruits ambiants
• Le bruit blanc de l'enregistrement

Un enregistrement qui contient ces éléments nuit à la précision de la transcription.

Comme expliqué plus haut, la règle d'or de la transcription est que plus le son est clair, mieux c'est.

Enregistrez dans un environnement aussi calme que possible ; si ce n'est pas possible, nettoyez les données audio avant le travail avec un logiciel de suppression du bruit basé sur l'IA, par exemple.

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En outre, si l'enregistrement est trop bruyant, plutôt que de transcrire au clavier, je vous recommande d'essayer un service de transcription par IA comme « Mr. Transcription ».

L'IA distingue très bien le bruit : même un enregistrement très bruyant sera transcrit correctement.

3. Parler dans un japonais standard, un peu plus lentement

Si vous êtes la personne qui parle, veillez à parler lentement, autant que possible dans un japonais standard : c'est aussi une astuce.

Non seulement les transcripteurs peu habitués aux dialectes ont du mal, mais certains outils de transcription par IA sont conçus pour le japonais standard, et leur précision chute aussitôt qu'un dialecte apparaît.

* Lors des entretiens aussi, on transpose souvent le dialecte en japonais standard au moment de la transcription ; parler en japonais standard réduit donc aussi le travail ultérieur.

Il en va de même pour un débit rapide : il gêne la compréhension du transcripteur et provoque des erreurs des outils de transcription par IA, ce qui n'a aucun avantage.

Lorsque vous ne pouvez pas contrôler le débit, comme lors d'un entretien en face à face ou d'une réunion où beaucoup de personnes parlent, je vous conseille de préparer à part des données audio ralenties avant de transcrire.

Certaines applications dédiées à la transcription au clavier permettent de modifier la vitesse de lecture ; utiliser un tel outil est aussi une solution.

6 outils de transcription recommandés

Voyons maintenant 6 outils utiles pour la transcription !

Lecteurs dédiés à la transcription au clavier, services de transcription par IA, et même du matériel comme les claviers : servez-vous-en comme références pour votre propre transcription.

1. Okoshiyasu2 (lecteur audio pour la transcription)

Okoshiyasu2 est une application de lecture audio de référence pour la transcription sur PC Windows.

Lecture, pause, retour en arrière, avance rapide : vous commandez tout cela rapidement avec une touche de raccourci (raccourci clavier).

* J'ai expliqué plus haut qu'il vaut mieux éviter autant que possible les retours en arrière et les pauses, mais les supprimer totalement n'est pas réaliste ; un logiciel facile à piloter comme celui-ci reste donc indispensable.

On peut modifier la vitesse de lecture, le volume et la hauteur, et il intègre aussi un égaliseur : cela évite d'avoir à retraiter le son au préalable, ce qui est un atout.

Il fonctionne même quand sa fenêtre n'est pas active ; lorsque vous travaillez avec un éditeur côte à côte, vous n'avez donc pas à changer de fenêtre à chaque fois, ce qui est très pratique.

Okoshiyasu2

2. Interview (lecteur audio pour la transcription)

Okoshiyasu2, présenté ci-dessus, ne fonctionne que sous Windows ; pour les utilisateurs de Mac, je recommande cette application.

Comme Okoshiyasu2, c'est un lecteur que l'on commande facilement par des raccourcis clavier, mais sa grande particularité est d'intégrer un éditeur de transcription dédié.

Elle permet aussi d'enregistrer les expressions fréquentes comme raccourcis pour les appeler rapidement.

Elle prend en charge non seulement les données audio mais aussi les fichiers vidéo, et semble donc utilisable pour la transcription de vidéos YouTube, de plus en plus courante.

Nagagutsu Henshujo : application macOS : Interview

3. Mr. Transcription (service de transcription par IA)

Voici un outil de rêve : il suffit d'envoyer les données audio pour que l'IA transcrive automatiquement.

Il prend en charge non seulement l'audio, mais aussi les fichiers vidéo et image.

Le texte transcrit peut être téléchargé sous forme de texte (txt) ou de fichier de sous-titres (srt), ce qui facilite sa modification, son traitement et son partage par la suite.

De plus, il gère aussi la transcription en anglais et dans d'autres langues étrangères, ce qui est difficile à faire à la main en transcription.

La transcription est gratuite jusqu'à 3 minutes par jour sans connexion, et jusqu'à 10 minutes par jour une fois votre compte créé : pourquoi ne pas l'essayer d'abord ?

Vous serez sûrement surpris de voir à quel point la dernière IA reconnaît la voix avec précision.

4. ATOK Passport (IME japonais)

Si vous visez une efficacité maximale, choisir avec soin l'IME (système de saisie du japonais) est aussi une astuce.

Chez les professionnels de la langue japonaise, l'IME le plus classique est « ATOK », vendu par JustSystems.

ATOK offre non seulement une grande précision de conversion des kanji, mais aussi une « fonction de conversion automatique » qui détermine automatiquement les coupures de syntagmes et les candidats de conversion ; bien utilisée, elle accélère considérablement la saisie.

Les abonnés d'ATOK Passport peuvent utiliser gratuitement l'outil de correction de textes « ATOK Cloud Checker », pratique pour retoucher un texte terminé.

ATOK Passport

5. Realforce

Passons maintenant à un matériel recommandé.

Le matériel le plus efficace pour gagner en efficacité en transcription est le clavier.

L'un des claviers recommandés est la série « REALFORCE » de Topre, dont le nom vient sans doute en premier à l'esprit parmi les claviers japonais haut de gamme.

Elle adopte le mécanisme capacitif sans contact, très durable, et sa grande particularité est de proposer plusieurs forces d'actionnement des touches : 55 g, 45 g, 30 g ou à force variable.

Sa connexion filaire, qui limite les retards et les erreurs, est aussi un atout.

Un clavier agréable, adapté à vos mains, améliore l'efficacité et réduit aussi la fatigue physique : c'est un investissement au rapport qualité-prix excellent.

Il existe beaucoup d'autres claviers agréables qui facilitent grandement la frappe ; je vous conseille de les essayer dans un magasin d'électroménager ou d'informatique.

REALFORCE

6. Saraundo Chonmage-kun (écouteurs)

Voici un type d'écouteurs rare, spécialisé dans l'écoute.

En plus d'une excellente étanchéité et d'un fort isolement phonique, ils sont réglés pour que la bande de fréquences de la voix soit facile à entendre.

L'emballage porte même la mention « pour l'étude / le matériel pédagogique » : ils sont vraiment pensés jusqu'au bout.

Cela dit, les écouteurs et les casques conviennent plus ou moins selon les personnes ; essayez-en plusieurs et choisissez celui qui vous convient.

Je vous recommande aussi les « casques de monitoring » proposés par SONY et d'autres marques.

Chonmage-kun | Saraundo

Conclusion

Dans cet article, j'ai présenté des astuces pour rendre la transcription plus efficace.

Pour conclure, récapitulons les techniques présentées.

1. Tirer pleinement parti d'un outil dédié à la transcription
2. Améliorer la qualité de l'enregistrement
3. Ralentir la vitesse de lecture
4. Ne pas mettre en pause
5. Enregistrer dans un dictionnaire les mots que vous utilisez souvent
6. Prendre des notes à part pendant l'enregistrement
7. Regarder la bouche de la personne qui parle

Beaucoup de gens négligent surtout les techniques pour rendre le son clair à l'enregistrement et la préparation avant le travail.

Si cela n'est pas bien fait, vous perdrez du temps et des efforts inutilement : c'est un élément important à ne jamais oublier.

Plus la qualité des données audio est élevée, plus la précision des outils d'IA augmente nettement, et vous pouvez automatiser le travail au maximum.

Mieux vaut un détour que la précipitation : tout se joue avant le combat (avant le travail).

Ne reculez pas devant la peine de bien vous préparer : au total, vous y gagnerez en tranquillité. Essayez-le !