7 trucchi per rendere la trascrizione molto più efficiente

Vorrei ridurre il più possibile il tempo necessario per la trascrizione (trascrizione di registrazioni) e lavorare in modo più efficiente.

È probabile che molti lettori di questo articolo lo sentano con forza.

Se in azienda le hanno chiesto di trascrivere una riunione (verbale), probabilmente pensa: «Voglio finire in fretta questo lavoro monotono e concentrarmi su compiti più importanti!».

E se fa trascrizioni come lavoro secondario, di sicuro vorrebbe portare a termine più incarichi e aumentare ancora il suo guadagno.

Eppure, per quanto abbia già provato diversi accorgimenti, non riesce a lavorare con l'efficienza che sperava e comincia a spazientirsi….

Per questo, stavolta spiego per Lei i trucchi per rendere più efficiente la trascrizione.

Presento anche strumenti consigliati concreti: dopo aver letto questo articolo, trascrivere Le sembrerà molto più facile. La invito a leggerlo fino in fondo.

7 trucchi per rendere la trascrizione (trascrizione di registrazioni) drasticamente più efficiente

Se non riesce a rendere più efficiente il lavoro di trascrizione, tenga presenti i 7 punti seguenti.

1. Sfruttare a fondo strumenti dedicati alla trascrizione
2. Migliorare la qualità della registrazione
3. Ridurre la velocità di riproduzione
4. Non fare pause
5. Registrare nel dizionario le parole usate spesso
6. Prendere appunti durante la registrazione
7. Guardare la bocca di chi parla

Anche uno solo di questi accorgimenti porta un miglioramento apprezzabile, ma combinandoli la trascrizione diventa sorprendentemente semplice.

Li spiego ora uno per uno in concreto.

1. Sfruttare a fondo strumenti dedicati alla trascrizione

Sta forse trascrivendo con le app standard?

Certo, la trascrizione (trascrizione di registrazioni) si può fare senza problemi anche con il lettore multimediale e l'app per gli appunti già installati nel computer.

Tuttavia, se vuole rendere il lavoro ancora più efficiente, il trucco è usare strumenti (tool) specifici, ottimizzati per la trascrizione.

• Un lettore multimediale ricco di funzioni
• Un editor di testo
• Uno strumento di trascrizione con IA
• Un IME (sistema di input per il giapponese)
• Auricolari e cuffie
• Una tastiera

Questi sono gli elementi che mi vengono in mente al volo.

In senso più ampio, per un ambiente confortevole bisognerebbe curare anche scrivania e sedia, e se si registra anche in prima persona sono importanti un microfono di buona qualità o un registratore IC… la lista potrebbe continuare all'infinito, ma per ora basta padroneggiare bene i 7 punti qui sopra.

Gli strumenti consigliati concreti sono presentati nella seconda metà dell'articolo: se è curioso, continui pure a leggere.

2. Migliorare la qualità della registrazione

Per rendere più efficiente la trascrizione (trascrizione di registrazioni), la prima cosa importante è la qualità della registrazione.

Molti lo trascurano più di quanto si pensi, ma ancora prima del lavoro di trascrizione vero e proprio, la qualità dei dati audio di partenza influisce molto sulla velocità di lavoro.

• La precisione dell'apparecchio di registrazione
• La posizione del microfono
• Il modo di parlare di chi parla
• L'ambiente circostante

Se, per esempio, i dati sono deteriorati oppure la registrazione è stata fatta in condizioni cattive ed è piena di rumore, bisogna purtroppo dire che una trascrizione accurata diventa difficile.

Chi riceve l'incarico di sola trascrizione (trascrizione di registrazioni) probabilmente non può intervenire sull'ambiente di registrazione, ma anche con registrazioni già fatte, un po' di impegno in più rende il lavoro più semplice.

[Trascrizione con IA] 6 consigli di registrazione per una trascrizione molto accurata

Per una trascrizione con IA molto accurata sono importanti alcune tecniche durante la registrazione. Questo articolo presenta i migliori consigli di registrazione per trascrivere con l'IA. Microfono di alta qualità Microfono nella posizione giusta Creare un ambiente di registrazione silenzioso Rendere chiara la voce di chi parla Una persona...

Anche su questo, nella seconda metà dell'articolo spiego i metodi concreti in modo dettagliato.

3. Ridurre la velocità di riproduzione

Il punto più importante per aumentare la velocità di lavoro nella trascrizione (trascrizione di registrazioni) è:

ridurre il più possibile il numero di riavvolgimenti.

Tutto si riduce a questo. Se si immagina concretamente il lavoro, probabilmente si è d'accordo.

Per evitare il più possibile di riavvolgere, il trucco è far coincidere esattamente la velocità di riproduzione dell'audio con la velocità di battitura.

* Per essere precisi, il trucco è scegliere una velocità di riproduzione leggermente inferiore alla velocità di battitura.

La velocità di battitura si può misurare con, ad esempio, il test di dattilografia «e-typing Master» (esame di abilità dattilografica). Quanti caratteri riesce a digitare in un tempo limitato? Conviene misurare questo valore con precisione almeno una volta.

4. Non fare pause

Quando i riavvolgimenti diminuiscono, faccia un passo avanti e provi una trascrizione senza alcuna pausa.

Provando se ne accorgerà: se velocità di riproduzione e velocità di battitura coincidono, a meno di errori di battitura o distrazioni, lavora con molta più fluidità se non interrompe la riproduzione a metà.

Per i punti poco chiari si limiti a segnarli con un segno o un indicatore temporale, corregga errori di battitura e di conversione più tardi tutti insieme e trascriva intanto l'intero contenuto in un unico passaggio.

* Ascoltando i dati audio un paio di volte prima del lavoro si ha un'idea generale del contenuto e si rimane meno bloccati durante il lavoro.

Una volta presa la mano, riuscirà a trascrivere (trascrizione di registrazioni) molto più in fretta di quando faceva pause.

5. Registrare nel dizionario le parole usate spesso

Dopo qualche trascrizione, si cominciano a intuire le parole e le espressioni usate spesso.

Conviene registrarle in anticipo nella funzione dizionario dell'IME (sistema di input per il giapponese) del computer, perché così la conversione diventa più efficiente.

Nel lavoro di trascrizione può capitare di ricevere un elenco di termini tecnici: anche in quel caso li registri in anticipo.

6. Prendere appunti durante la registrazione (verbali di riunione / interviste)

Se partecipa di persona a una riunione o a un'intervista, invece di affidare la registrazione soltanto al registratore vocale, prenda appunti anche Lei: è un altro trucco.

Non serve annotare con precisione ogni parola.

Basta annotare brevemente quando nella conversazione compare una parola sconosciuta o un'espressione che Le sembra tipica di chi parla.

* Spesso quei passaggi sono importanti anche nel contenuto.

Prendere appunti aumenta la concentrazione sul posto e rende più efficiente il lavoro successivo: un vero due piccioni con una fava.

7. Guardare la bocca di chi parla (trascrizione di video, per esempio YouTube)

Quando trascrive un video, non guardi le mani o lo schermo del computer, ma osservi la bocca di chi parla.

Infatti, anche con lo stesso audio, si capisce molto più facilmente il contenuto ascoltando e osservando come si muove la bocca.

* Per alcune persone, anche con il solo audio, è più facile capire se si immagina concretamente chi sta parlando.

Poiché non si guarda la tastiera, conviene padroneggiare bene la dattilografia a tastiera cieca, per non aumentare gli errori di battitura.

Tecniche di registrazione per una trascrizione molto accurata [3 punti chiave]

I trucchi per ottenere dati di registrazione il più possibile chiari e comprensibili per la trascrizione (trascrizione di registrazioni) sono i tre seguenti.

1. Avvicinare la bocca al microfono
2. Eliminare il rumore
3. Parlare in giapponese standard e lentamente

Li spiego ora uno per uno nel dettaglio.

1. Avvicinare la bocca al microfono

Se si mescolano le voci di più persone o chi parla è lontano, la precisione del riconoscimento della voce cala ancora di più.

Per una trascrizione molto accurata è fondamentale registrare la voce nel modo più chiaro possibile. Anche le voci ovattate o con volume basso non sono adatte come dati per la trascrizione.

A questo serve un microfono.

I microfoni integrati degli smartphone recenti sono abbastanza precisi, ma con un microfono esterno dedicato è più facile maneggiarlo e avvicinarlo alla bocca.

Nelle interviste si può usare anche un microfono a clip da fissare sui vestiti (il microfono usato, per esempio, nelle registrazioni televisive).

Anche nelle riunioni in cui parlano molte persone, l'audio è più chiaro con un microfono esterno che con un registratore IC o il microfono integrato dello smartphone.

Le apparecchiature dedicate registrano meglio l'audio, quindi se desidera dati audio il più possibile chiari, usi per quanto possibile un microfono esterno.

2. Eliminare il rumore

• Voci di persone estranee alla trascrizione
• Rumori dell'ambiente circostante
• Rumore bianco durante la registrazione

L'audio che contiene questi elementi ostacola una trascrizione molto accurata.

Come spiegato sopra, nella trascrizione (trascrizione di registrazioni) vale la regola: più l'audio è chiaro, meglio è.

Registri in un ambiente il più silenzioso possibile; se è difficile, prima del lavoro elabori i dati audio con un software di riduzione del rumore basato sull'IA o simili, per renderli più chiari.

[Trascrizione con IA] 6 consigli di registrazione per una trascrizione molto accurata

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Inoltre, quando c'è troppo rumore è consigliabile non digitare a mano, ma provare un servizio di trascrizione con IA come «Mr. Transcription».

L'IA riconosce il rumore con grande precisione, quindi trascrive in modo affidabile anche audio con molti rumori di fondo.

3. Parlare in giapponese standard e un po' più lentamente

Se è Lei a parlare, un altro trucco è cercare di parlare, per quanto possibile, in giapponese standard e lentamente.

Non solo chi lavora alla trascrizione e non conosce i dialetti: alcuni strumenti di trascrizione con IA sono progettati per il giapponese standard e, con i dialetti, la precisione cala di colpo.

* Anche nelle interviste, nella trascrizione si converte spesso il dialetto in giapponese standard, quindi si riduce anche il lavoro successivo.

Lo stesso vale per il parlare veloce. È difficile da capire per chi trascrive e induce errori negli strumenti di trascrizione con IA, quindi non ha alcun vantaggio.

Quando non si può controllare la velocità del parlato, come nelle interviste dal vivo o nelle riunioni con molti partecipanti, conviene preparare a parte dati audio con velocità di riproduzione ridotta e poi trascriverli.

Alcune app dedicate alla trascrizione con la tastiera permettono di cambiare la velocità di riproduzione: anche usare questi strumenti è un modo.

6 strumenti di trascrizione consigliati

Passiamo ora a strumenti utili per la trascrizione (trascrizione di registrazioni): ne presento sei!

Dai lettori dedicati per trascrivere con la tastiera ai servizi di trascrizione con IA fino all'hardware come le tastiere: li prenda come riferimento per la Sua trascrizione (trascrizione di registrazioni).

1. Okoshiyasu2 (lettore audio per la trascrizione)

Okoshiyasu2 è un'applicazione di riferimento, lettore audio per la trascrizione su PC Windows.

Riproduzione, pausa, riavvolgimento e avanzamento rapido si possono comandare rapidamente con tasti di scelta rapida (scorciatoie).

* Sopra ho spiegato che conviene riavvolgere e fare pause il meno possibile, ma azzerarli del tutto è poco realistico, quindi un software controllabile così facilmente resta indispensabile.

Si possono modificare anche velocità di riproduzione, volume e tonalità, ed è presente un equalizzatore. Un altro vantaggio è che si riduce il lavoro di elaborare l'audio in anticipo.

Funziona anche quando la finestra non è attiva: affiancato all'editor, non occorre passare continuamente dall'uno all'altro, ed è molto comodo.

Okoshiyasu2

2. Interview (lettore audio per la trascrizione)

Il già citato «Okoshiyasu2» è un software solo per Windows, ma agli utenti Mac consiglio questa app.

Come Okoshiyasu2, offre un lettore comandabile facilmente con le scorciatoie da tastiera e la sua caratteristica principale è che include un editor di trascrizione dedicato.

Ha anche una funzione per registrare le parole frequenti come scorciatoie e richiamarle rapidamente.

Oltre ai dati audio supporta anche i file video, quindi sembra adatta anche alla trascrizione di YouTube, sempre più diffusa di recente.

Nagagutsu Henshujo: applicazione macOS: Interview

3. Mr. Transcription (servizio di trascrizione con IA)

Basta caricare i dati audio e l'IA trascrive automaticamente: ecco uno strumento da sogno.

Supporta, oltre all'audio, anche file video e immagini.

I dati trascritti si possono scaricare come testo (txt) o come file di sottotitoli (srt). Per questo sono facili da modificare, elaborare e condividere in seguito, un grande vantaggio.

Inoltre supporta la trascrizione in inglese e in altre lingue straniere, cosa difficile da fare a mano (trascrizione di registrazioni).

Senza accedere si può trascrivere gratuitamente fino a 3 minuti al giorno, registrando un account fino a 10 minuti al giorno. Perché non provare subito?

Resterà sicuramente sorpreso da quanto l'IA più recente riconosca l'audio con precisione.

4. ATOK Passport (IME giapponese)

Se punta alla massima efficienza del lavoro, un altro trucco è essere esigenti anche con l'IME (sistema di input per il giapponese).

L'IME di riferimento tra chi lavora con il giapponese è «ATOK» venduto da JustSystems.

ATOK ha non solo un'elevata precisione nella conversione dei kanji, ma anche una «funzione di conversione automatica» che determina da sola i confini dei sintagmi e i candidati di conversione, perciò usandola bene la velocità di inserimento del testo aumenta in modo notevole.

Chi sottoscrive ATOK Passport può usare gratuitamente lo strumento di correzione dei testi «ATOK Cloud Checker», comodo anche per rivedere i testi finiti.

ATOK Passport

5. Realforce

Passiamo ora all'hardware consigliato.

L'hardware più efficace per rendere più efficiente la trascrizione (trascrizione di registrazioni) è la tastiera.

Una delle tastiere consigliate è la serie «REALFORCE» di Topre, probabilmente il primo nome che viene in mente tra le tastiere giapponesi ad alte prestazioni.

Oltre a adottare il sistema capacitivo senza contatto, molto resistente, ha il grande vantaggio di offrire una forza di pressione dei tasti a scelta tra 55 g, 45 g, 30 g e variabile.

Anche la connessione cablata, con pochi ritardi ed errori, è un punto a favore.

Una tastiera adatta a Lei e comoda da usare non solo rende il lavoro più efficiente, ma riduce anche il carico sul corpo, ed è quindi un investimento molto conveniente.

Esistono molte altre tastiere piacevoli da usare che rendono molto più facile la battitura, quindi conviene provarle nei negozi di elettronica o di informatica.

REALFORCE

6. Charaku Otojin Chonmage-kun (auricolari)

Ecco un tipo raro di auricolari specializzato nell'ascolto.

Oltre all'elevato isolamento e alla forte insonorizzazione, sono regolati in modo da far sentire bene la banda della voce.

Sulla confezione è scritto perfino «per studio / materiale didattico»: un'impostazione molto rigorosa.

Tuttavia auricolari e cuffie così non vanno bene per tutti: ne provi diversi e scelga quelli adatti a Lei.

Sono consigliate anche le «cuffie da monitoraggio» vendute, per esempio, da SONY.

Chonmage-kun | Charaku Otojin -Saraundo-

Conclusione

Questa volta ho spiegato i trucchi per rendere più efficiente la trascrizione (trascrizione di registrazioni).

Per concludere, ripasso ancora una volta le tecniche presentate.

1. Sfruttare a fondo strumenti dedicati alla trascrizione
2. Migliorare la qualità della registrazione
3. Ridurre la velocità di riproduzione
4. Non fare pause
5. Registrare nel dizionario le parole usate spesso
6. Prendere appunti a parte durante la registrazione
7. Guardare la bocca di chi parla

In particolare, le tecniche per rendere più chiaro l'audio in fase di registrazione e la preparazione prima del lavoro sono spesso trascurate da molti.

Se non si fanno bene, si sprecano fatica e tempo inutilmente: sono fattori importanti da non dimenticare mai.

Se i dati audio sono di alta qualità, anche la precisione degli strumenti IA aumenta notevolmente, ed è possibile automatizzare il lavoro al massimo.

Chi va piano va sano e va lontano. La partita si decide prima di combattere (prima del lavoro).

Se si prepara con cura senza pigrizia, alla fine, nel complesso, il lavoro diventa più facile. Provi pure.