7 dicas para tornar a transcrição muito mais eficiente

Quero reduzir ao máximo o tempo da transcrição (transcrição de fitas) e trabalhar com mais eficiência.

Será que muitos de vocês que estão lendo este artigo sentem exatamente isso?

Se você foi encarregado de transcrever uma reunião da empresa (ata), provavelmente pensa: "Quero acabar logo com esse trabalho repetitivo e me concentrar em tarefas mais importantes!"

Se você faz transcrições como trabalho extra, deve desejar atender mais projetos e aumentar ainda mais a sua renda.

No entanto, você já tentou vários jeitos por conta própria, mas continua sem conseguir trabalhar de forma tão eficiente quanto gostaria, e isso o deixa ansioso….

Por isso, neste artigo explico dicas para tornar a transcrição mais eficiente, pensando em você.

Também apresento ferramentas recomendadas, então, depois de ler este artigo, a transcrição deve ficar muito mais fácil do que é hoje. Leia até o final.

7 dicas para tornar a transcrição (transcrição de fitas) muito mais eficiente

Se você não consegue deixar o trabalho de transcrição mais eficiente, tenha em mente os 7 pontos a seguir.

1. Aproveite ao máximo ferramentas específicas de transcrição
2. Melhore a qualidade da gravação
3. Reduza a velocidade de reprodução
4. Não pause o áudio
5. Cadastre no dicionário as palavras que você usa com frequência
6. Faça anotações durante a gravação
7. Observe a boca de quem fala

Mesmo testar apenas uma delas já traz uma melhora razoável, mas combinando todas, a transcrição fica surpreendentemente mais fácil.

Vou explicar cada uma em detalhes.

1. Aproveite ao máximo ferramentas específicas de transcrição

Você está fazendo transcrições com aplicativos padrão?

É verdade que a transcrição (transcrição de fitas) pode ser feita sem problemas com o reprodutor e o aplicativo de notas que já vêm instalados no computador.

No entanto, se você quer tornar o trabalho o mais eficiente possível, a dica é usar ferramentas específicas, otimizadas para transcrição.

• Reprodutor de áudio com recursos avançados
• Editor de texto
• Ferramenta de transcrição com IA
• IME (sistema de entrada de japonês)
• Fones de ouvido e headphones
• Teclado

De forma geral, é isto que me vem à mente.

Se você busca um ambiente confortável no sentido mais amplo, deveria também cuidar da escrivaninha e da cadeira, e, se vai gravar, um microfone de alto desempenho ou um gravador de voz também são importantes… A lista não tem fim, mas por enquanto basta dominar bem os 7 itens acima.

Apresento as ferramentas recomendadas na segunda metade do artigo, então, se ficou curioso, continue lendo.

2. Melhore a qualidade da gravação

Para tornar a transcrição (transcrição de fitas) mais eficiente, o primeiro ponto importante é a qualidade da gravação.

Muita gente deixa isso passar, mas, antes mesmo do trabalho de transcrição, a qualidade dos dados de áudio originais influencia muito a velocidade do trabalho.

• A precisão do equipamento de gravação
• A posição do microfone
• A forma de falar de quem fala
• O ambiente ao redor

Por exemplo, se os dados estiverem degradados ou se o áudio tiver muito ruído por causa das condições de gravação, é difícil fazer uma transcrição precisa.

Quem recebe apenas o trabalho de transcrição (transcrição de fitas) dificilmente pode opinar sobre o ambiente de gravação, mas, mesmo com dados já gravados, um pequeno cuidado extra deixa o trabalho mais fácil.

[Transcrição com IA] 6 pontos de gravação para uma transcrição de alta precisão

Para fazer uma transcrição com IA de alta precisão, algumas técnicas na hora de gravar são importantes. Neste artigo, apresento os melhores pontos de gravação para transcrever com IA. Microfone de alta qualidade, microfone na posição adequada, ambiente de gravação silencioso, fala clara de quem fala, uma pessoa...

Também explico os métodos concretos em detalhes na segunda metade do artigo.

3. Reduza a velocidade de reprodução

O maior ponto para aumentar a velocidade da transcrição (transcrição de fitas) é

reduzir ao máximo o número de vezes que você volta o áudio.

É só isso. Se você imaginar a si mesmo trabalhando, provavelmente vai concordar.

Para evitar ao máximo voltar o áudio, a dica é igualar exatamente a velocidade de reprodução do áudio à velocidade de digitação.

*Para ser mais exato, a dica é usar uma velocidade de reprodução um pouco mais lenta do que a de digitação.

A velocidade de digitação pode ser medida em serviços como o Teste de habilidade de digitação e-Typing Master, por isso recomendo medir pelo menos uma vez, com precisão, quantos caracteres você consegue digitar em um tempo limitado.

4. Não pause o áudio

Quando o número de retornos diminuir, dê mais um passo e experimente fazer a transcrição sem pausar nenhuma vez.

Ao tentar, você vai perceber que, quando a velocidade de reprodução e a velocidade de digitação estão combinadas, a menos que você digite errado ou deixe de ouvir algo, o trabalho flui muito melhor se você não interromper a reprodução no meio.

Limite-se a marcar os trechos que não entendeu com um sinal ou um carimbo de tempo, corrija os erros de digitação e de conversão depois, de uma só vez, e transcreva tudo de ponta a ponta, de forma geral.

*Se você ouvir os dados de áudio algumas vezes antes de começar, terá uma ideia geral do conteúdo e será menos provável travar durante o trabalho.

Quando pegar o jeito, você conseguirá fazer a transcrição (transcrição de fitas) muito mais rápido do que quando pausava o áudio.

5. Cadastre no dicionário as palavras que você usa com frequência

Depois de fazer algumas transcrições, você começa a perceber as palavras e expressões (modos de dizer) usadas com frequência.

Se você cadastrar essas palavras antecipadamente no dicionário do IME (sistema de entrada de japonês) do computador, a eficiência da conversão aumenta.

No trabalho, às vezes você recebe uma lista de termos técnicos. Nesse caso, cadastre-os também com antecedência.

6. Faça anotações durante a gravação (ata de reunião / entrevista)

Em reuniões e entrevistas em que você pode estar presente durante a gravação, uma das dicas é fazer você mesmo anotações, em vez de deixar o registro inteiramente a cargo do gravador de voz.

Não é necessário registrar tudo palavra por palavra.

Basta anotar de forma breve quando surgir uma palavra desconhecida na conversa ou um trecho em que você sentir uma expressão característica de quem fala.

*Esses trechos costumam ser importantes também pelo próprio conteúdo.

Fazer anotações aumenta a concentração no momento e ajuda a tornar o trabalho posterior mais eficiente. É literalmente matar dois coelhos com uma cajadada só.

7. Observe a boca de quem fala (transcrição de vídeos, como no YouTube)

Ao transcrever um vídeo, em vez de olhar para as mãos ou para a tela do computador, observe atentamente a boca de quem fala.

Isso porque, mesmo com o mesmo áudio, o conteúdo fica muito mais fácil de assimilar quando você ouve enquanto confirma como a boca está se movendo.

*Dependendo da pessoa, mesmo quando há apenas áudio, é mais fácil entender se ela imagina concretamente, na cabeça, a pessoa falando.

Como você não olha para as mãos, domine bem a digitação por tato, para que os erros de digitação não aumentem.

Técnicas de gravação para uma transcrição de alta precisão [3 pontos principais]

As dicas para criar dados de gravação o mais nítidos e fáceis de ouvir possível para a transcrição (transcrição de fitas) são estas 3.

1. Aproxime a boca do microfone
2. Remova o ruído
3. Fale devagar em japonês padrão

Vou explicar cada uma em detalhes.

1. Aproxime a boca do microfone

Quando as vozes de várias pessoas se misturam ou quando quem fala está longe, a precisão do reconhecimento da voz cai ainda mais.

O ponto necessário para uma transcrição de alta precisão é como captar o áudio com nitidez. Vozes abafadas ou com volume baixo também não são adequadas como dados para transcrição.

É aí que entra o microfone.

Os smartphones recentes já têm microfones embutidos bastante precisos, mas usar um microfone externo específico facilita o manuseio e permite aproximá-lo mais da boca.

Em entrevistas, uma opção é usar um microfone de lapela, que pode ser preso à roupa (o microfone usado em gravações de televisão).

Mesmo em reuniões em que muitas pessoas falam, um microfone externo deixa o áudio mais nítido do que um gravador de voz ou o microfone embutido do smartphone.

Equipamentos específicos têm melhor desempenho na gravação de áudio, por isso, se você quer dados de áudio o mais nítidos possível, procure usar um microfone externo.

2. Remova os ruídos

• Vozes de pessoas que não têm relação com a transcrição
• Sons ao redor
• Ruído branco da gravação

Áudios com esses elementos atrapalham uma transcrição de alta precisão.

Como expliquei acima, para a transcrição (transcrição de fitas), a regra de ouro é que quanto mais nítido o áudio, melhor.

Grave em um ambiente o mais silencioso possível e, se isso for difícil, trate o áudio antes do trabalho com um software de remoção de ruído baseado em IA para deixá-lo nítido.

[Transcrição com IA] 6 pontos de gravação para uma transcrição de alta precisão

Para fazer uma transcrição com IA de alta precisão, algumas técnicas na hora de gravar são importantes. Neste artigo, apresento os melhores pontos de gravação para transcrever com IA. Microfone de alta qualidade, microfone na posição adequada, ambiente de gravação silencioso, fala clara de quem fala, uma pessoa...

Além disso, se houver ruído demais, em vez de digitar a transcrição no teclado, também recomendo experimentar um serviço de transcrição com IA, como o "Mr. Transcription".

A IA consegue distinguir o ruído com alta precisão, por isso transcreve bem até áudios com muito barulho de fundo.

3. Fale em japonês padrão e um pouco mais devagar

Se você é quem vai falar, outra dica é procurar falar em japonês padrão e devagar, na medida do possível.

Isso vale para quem faz o trabalho e não está acostumado com dialetos e, além disso, algumas ferramentas de transcrição com IA são projetadas partindo do princípio do japonês padrão, e, nesse caso, a precisão cai de repente quando entra um dialeto.

*Mesmo em entrevistas, muitas vezes o dialeto é convertido para o japonês padrão na transcrição, por isso isso também reduz o trabalho posterior.

Falar rápido demais também é o mesmo caso. Dificulta a compreensão de quem faz o trabalho e induz a erros nas ferramentas de transcrição com IA, ou seja, não traz nenhuma vantagem.

Quando não é possível controlar a velocidade da fala, como em entrevistas presenciais ou em reuniões em que várias pessoas falam, recomendo preparar separadamente um áudio com a velocidade de reprodução reduzida e então fazer a transcrição.

Alguns aplicativos específicos para transcrever pelo teclado permitem alterar a velocidade de reprodução, e usar essas ferramentas também é uma opção.

6 ferramentas de transcrição recomendadas

A seguir, apresento 6 ferramentas úteis para fazer transcrição (transcrição de fitas)!

De reprodutores específicos usados na transcrição pelo teclado a serviços de transcrição com IA e até hardware, como o teclado, use-os como referência para a sua transcrição (transcrição de fitas).

1. Okoshiyasu2 (reprodutor de áudio para transcrição)

O Okoshiyasu2 é um aplicativo de reprodução de áudio para transcrição, clássico para PCs com Windows.

Operações como reproduzir, pausar, voltar e avançar podem ser feitas rapidamente com uma única tecla de atalho (hotkey).

*Acima expliquei que é melhor voltar e pausar o mínimo possível, mas zerar isso por completo é difícil na prática, então um software que permite controlar tudo isso com facilidade continua sendo indispensável.

Além de permitir alterar a velocidade de reprodução, o volume e o tom, ele tem equalizador, o que também é um ponto positivo, pois reduz o trabalho de tratar o áudio previamente.

Como funciona mesmo quando a janela não está ativa, também é muito prático, pois você não precisa ficar alternando entre janelas ao trabalhar lado a lado com o editor.

Okoshiyasu2

2. Interview (reprodutor de áudio para transcrição)

O 'Okoshiyasu2' que vimos há pouco é um software exclusivo para Windows, mas para quem usa Mac, recomendo este aplicativo.

Assim como o Okoshiyasu2, além de um reprodutor que pode ser operado facilmente com teclas de atalho, sua grande característica é incluir um editor de transcrição próprio.

Ele também permite cadastrar palavras e expressões frequentes como atalhos e chamá-las rapidamente.

Além de arquivos de áudio, ele aceita arquivos de vídeo, então parece útil também para a transcrição de vídeos do YouTube, que têm aumentado recentemente.

長靴編集所: macOS アプリケーション: Interview

3. Mr. Transcription (serviço de transcrição com IA)

Esta é a ferramenta de sonho: basta enviar os dados de áudio e a IA faz a transcrição automaticamente.

Ela aceita não só áudio, mas também arquivos de vídeo e de imagem.

Os dados transcritos podem ser baixados como texto (txt) ou como arquivo de legendas (srt), o que é uma grande vantagem, pois facilita editar, tratar e compartilhar depois.

Além disso, ela também transcreve inglês e outros idiomas estrangeiros, o que é difícil de fazer manualmente (transcrição de fitas).

Sem precisar fazer login, você pode transcrever gratuitamente até 3 minutos por dia e, registrando uma conta, até 10 minutos por dia, então que tal experimentar primeiro?

Com certeza você vai se surpreender com a precisão com que a IA mais recente reconhece o áudio.

4. ATOK Passport (IME de japonês)

Se você busca a máxima eficiência no trabalho, outra dica é ser exigente com o IME (sistema de entrada de japonês).

O IME clássico entre quem trabalha com japonês é o "ATOK", vendido pela JustSystems.

O ATOK não só tem alta precisão na conversão para kanji, como também possui a "conversão automática", que determina automaticamente a divisão das frases e os candidatos de conversão, e, se usada bem, melhora muito a velocidade de digitação.

Os assinantes do ATOK Passport podem usar gratuitamente a ferramenta de revisão de textos "ATOK Cloud Checker", o que também é útil para revisar o texto pronto.

ATOK Passport

5. Realforce

A seguir, apresento um hardware recomendado.

O hardware mais eficaz para tornar a transcrição (transcrição de fitas) mais eficiente é o teclado.

Um dos teclados recomendados é a série "REALFORCE" da Topre, provavelmente o primeiro nome que vem à mente entre os teclados japoneses de alto desempenho.

Além de adotar o sistema capacitivo sem contato, de excelente durabilidade, sua grande característica é permitir escolher a força necessária para pressionar a tecla entre 55 g, 45 g, 30 g e força variável.

Outro ponto é a conexão com fio, com menos atraso e menos erros.

Um teclado fácil de digitar e adequado a você não só deixa o trabalho mais eficiente, como também reduz a carga sobre o corpo, o que é um investimento com excelente custo-benefício.

Há muitos outros teclados agradáveis de digitar e que facilitam muito a digitação, por isso recomendo testá-los em lojas de eletrodomésticos ou de informática.

REALFORCE

6. Saraund Chonmage-kun (fones de ouvido)

Este é um tipo raro de fone de ouvido, especializado em audição.

Além da alta vedação e do alto isolamento acústico, o ponto principal é que foi ajustado para que a faixa de frequência da voz seja fácil de ouvir.

Até a embalagem traz a indicação "para estudo / material didático", o que mostra o cuidado com o detalhe.

No entanto, esse tipo de fone de ouvido ou headphone se adapta melhor a algumas pessoas do que a outras, então experimente vários e escolha o que combina com você.

Também recomendo usar os "headphones de monitoramento" vendidos pela SONY e outras marcas.

ちょんまげ君 ｜ 茶楽音人-さらうんど-

Conclusão

Neste artigo, expliquei dicas para tornar mais eficiente o trabalho de transcrição (transcrição de fitas).

Para concluir, vou rever mais uma vez as técnicas apresentadas.

1. Aproveite ao máximo ferramentas específicas de transcrição
2. Melhore a qualidade da gravação
3. Reduza a velocidade de reprodução
4. Não pause o áudio
5. Cadastre no dicionário as palavras que você usa com frequência
6. Faça anotações separadas durante a gravação
7. Observe a boca de quem fala

Em especial, as técnicas para deixar o áudio nítido na gravação e a preparação antes do trabalho são pontos que muita gente deixa passar.

Se isso não for bem feito, o trabalho gera esforço e tempo desnecessários, por isso são elementos importantes que você nunca deve esquecer.

Se a qualidade dos dados de áudio for alta, a precisão das ferramentas de IA também aumenta bastante, e você consegue automatizar o trabalho ao máximo.

Pressa é inimiga da perfeição. A disputa já está decidida antes da batalha (antes do trabalho).

Vale a pena preparar-se bem, sem preguiça, pois no total, no fim das contas, tudo fica mais fácil. Experimente.