Transcriba 10 veces más rápido: métodos y apps útiles

Transcribir es un trabajo realmente tedioso (o al menos lo parece)...

Para quienes se sienten así en este mismo momento, le explicamos formas rápidas y eficientes de transcribir.

• Quiere conocer en detalle cómo se transcribe (pasos y métodos).
• Redactar actas de reuniones o resúmenes de entrevistas le lleva mucho tiempo… ¿Existe algún método lo más eficiente posible?
• Le interesan herramientas útiles y técnicas concretas para aprovecharlas.

Este artículo reúne información que les resultará útil a quienes se encuentran en esta situación.

Si lee este artículo, podrá reducir a una fracción, o incluso a una pequeña fracción, el tiempo de las transcripciones que antes le llevaban horas y concentrarse en trabajos más rentables.

Le presentamos métodos para transcribir más rápido, así que le invitamos a leer hasta el final.

¡Hagamos más eficiente la transcripción!

Transcribir, es decir, pasar a texto el contenido de un audio o un vídeo, puede requerir mucho más o mucho menos tiempo y esfuerzo según cómo se trabaje.

Gracias al avance de la tecnología, han surgido métodos que permiten transcribir mucho más rápido.

Últimamente, además, los servicios de transcripción con IA permiten ganar eficiencia de golpe.

¿Cómo transcribir mucho más rápido que hasta ahora?

Cuando se dice «¡Vamos a transcribir!», ¿no se imagina usted un procedimiento como este?

1. Prepara la grabación (o se la entregan).
2. Reproduce el audio en una grabadora digital o en el reproductor incluido en el móvil o el ordenador, y va escribiendo lo que oye, poco a poco, en un editor como Word.
3. Los pasajes que no ha entendido o que no ha podido seguir al escribir los corrige uno a uno, pulsando pausa o rebobinando cada vez.

Hablando claro, este método es demasiado ineficiente.

Incluso si escribe a mano con el teclado, revisar los pasos y hacer los preparativos (acondicionar el entorno de trabajo) antes de empezar le permitirá transcribir con rapidez y en menos tiempo.

A primera vista, ponerse a trabajar de inmediato parece más rápido, pero si no se elabora de antemano un plan de trabajo y se empieza a improvisar sin ninguna preparación, al final suele perderse tiempo en total.

Además, un trabajo tedioso como la transcripción es justo donde la IA entra en juego.

Con servicios de transcripción con IA como «Mr. Transcription» puede transcribir mucho más rápido que a mano y, además, con gran precisión.

Veamos ahora, de forma concreta, los puntos que conviene tener en cuenta para transcribir de manera más rápida y eficiente, así como los pasos y métodos de la transcripción.

Cómo transcribir 10 veces más rápido (5 puntos clave)

Primero explicaremos los puntos importantes para transcribir más rápido.

Para transcribir de forma rápida y eficiente en el menor tiempo posible, conviene tener presentes los cinco puntos siguientes.

1. Aprovechar al máximo herramientas y aplicaciones
2. Optimizar los datos de audio
3. Escuchar el audio completo de antemano
4. No detener la reproducción mientras se transcribe a mano
5. Hacer más eficiente la escritura

Los explicamos uno por uno.

1. Aproveche al máximo herramientas y aplicaciones

Lo primero que conviene plantearse es utilizar una herramienta específica para transcribir.

Es fácil caer en la tentación de resolverlo todo con el software incluido en el sistema operativo o con las aplicaciones de Office habituales, que ya conoce.

Sin embargo, usar una «herramienta específica» adaptada a su finalidad facilita el trabajo de manera notable.

Por supuesto, también existen esas «herramientas específicas» para la transcripción.

Además de las «herramientas de transcripción automática con IA» de las que tanto se habla últimamente, también existen

• reproductores de audio específicos para transcribir, con un control de la reproducción sencillo
• editores con muchas funciones que facilitan las correcciones detalladas y la elaboración de presentaciones o documentos
• herramientas de corrección que revisan los errores en japonés

Hay muchas aplicaciones prácticas de este tipo.

Elegir la herramienta adecuada para cada tarea y sacarle partido de forma eficaz permite ahorrar tiempo.

Quizá cueste algo de esfuerzo hasta acostumbrarse, pero las ventajas que obtendrá después son enormes.

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2. Optimice los datos de audio

Si la calidad de la fuente de sonido (los datos de audio) que se va a transcribir es mala, la eficiencia del trabajo disminuye notablemente y es más fácil cometer errores.

Si realiza usted mismo la grabación, coloque un micrófono lo más potente posible cerca de quien habla y grabe en un entorno al que sea difícil que entre el ruido ambiente.

Si ya dispone de una grabación, le recomendamos «optimizar» los propios datos antes de transcribir, por ejemplo eliminando el ruido molesto y ajustando el volumen y la velocidad de reproducción para que sea fácil de entender.

Así se transcribe con fluidez, el tiempo total de trabajo se acorta y se termina antes.

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※ Incluso al usar una herramienta de transcripción automática con IA, la precisión de la conversión es mayor cuando los datos originales son claros.

También aquí resultan útiles distintas aplicaciones específicas. Lo explicamos con detalle en el siguiente apartado.

3. Escuche el audio completo de antemano

Cuando ha aceptado un encargo externo de transcripción y no estuvo presente en el acto, le recomendamos escuchar los datos de audio de principio a fin antes de empezar a transcribir.

• ¿Qué participantes (hablantes) hay y aproximadamente cuántos?
• ¿De qué tema se está hablando?
• ¿Cuántas palabras poco familiares aparecen?

Teniendo en cuenta estos puntos, procure hacerse una idea general del conjunto; basta con que sea aproximada.

Si busca los términos técnicos en internet de antemano, el trabajo posterior será más fluido y, en consecuencia, lo terminará antes.

4. No detenga la reproducción al transcribir a mano

Mientras transcribe a mano, cuando hay un pasaje que no se entiende, es fácil que le entren ganas de parar y rebobinar el audio, ¿verdad?

Sin embargo, por muy cómodo que sea el reproductor, si se detiene y se rebobina cada vez, el trabajo no terminará nunca.

Marque los pasajes que no entienda con un símbolo como «●» junto con la marca de tiempo para revisarlos más tarde, y céntrese primero en terminar todo el contenido de una pasada.

Podrá terminar la transcripción mucho antes que si se detuviera o rebobinara cada vez.

Si de entrada no le da tiempo a escribir y acaba deteniendo la reproducción a cada rato, le recomendamos reducir la velocidad de reproducción al optimizar los datos de audio.

5. Haga más eficiente la escritura

Como es lógico, cuanto más rápido escriba, más se acortará el tiempo del trabajo de transcripción.

Lo ideal es que, al escuchar el audio, pueda trabajar sin detener la reproducción en lo posible y escribir (transcribir) a la misma velocidad que la reproducción.

Además de perfeccionar la habilidad con programas de práctica de mecanografía, también es importante elegir un teclado cómodo que se ajuste a usted.

Otra técnica para escribir con más eficiencia es aprovechar bien las funciones prácticas del sistema de entrada de japonés (IME).

Esa forma de hacerlo también se presenta en detalle más abajo.

Explicación: pasos concretos para transcribir un archivo de audio (5 pasos)

Una vez vistos los puntos importantes, a partir de aquí explicamos paso a paso cómo realizar concretamente la transcripción.

1. Grabación
2. Optimización del archivo de audio
3. Transcripción literal en bruto (con una herramienta automática)
4. Corrección de detalles
5. Eliminación de muletillas y pulido del texto

Este es el esquema general. Explicamos cada método uno por uno.

[PASO 1] Grabación

Para transcribir de forma más rápida y fluida, le recomendamos grabar de antemano de manera que resulte fácil transcribir.

Como se ha explicado más arriba, cuanto mejor sea la calidad de la fuente de sonido (los datos de audio), más precisa será la transcripción.

Si graba con el móvil o con una grabadora digital, usar un micrófono externo de alto rendimiento permite obtener una grabación de mayor calidad de sonido.

Según cómo se organice el trabajo, cuando usted está presente, por ejemplo en actas de reuniones o entrevistas, también hay servicios que, además de grabar el audio con una grabadora digital, permiten transcribir al mismo tiempo.

• Texter
• Voice Rep Pro
• Otolio (antes Smart Shoki)
• Otter

Estas herramientas admiten la grabación en tiempo real con transcripción, por lo que conviene elegir una u otra según la situación de uso.

Si la calidad del sonido es mala, se recomienda la transcripción con IA

Los servicios de transcripción con IA más recientes pueden distinguir con habilidad las voces y transcribir con gran precisión incluso cuando hay algo de ruido o voces distintas de la de la persona que habla principalmente.

Por ejemplo, en actos como conferencias, el micrófono a veces capta el murmullo del público.

Los motores de IA para transcripción están entrenados para distinguir automáticamente ese tipo de ruido.

Por eso, con un servicio de transcripción con IA, el audio se convierte en texto sin problemas aunque la calidad del sonido sea algo mala.

Los micrófonos de alta calidad son caros, por lo que le recomendamos contratar un servicio de transcripción con IA con el dinero que se gastaría en el equipo.

[PASO 2] Optimización del archivo de audio

Como se ha explicado más arriba, optimizar los datos de audio grabados para que resulten fáciles de transcribir permite ahorrar tiempo en el trabajo posterior.

Lo más recomendable es hacer estas tres cosas principales.

• Eliminación de ruido
• Ajuste del volumen
• Ajuste de la velocidad de reproducción

Puede parecer difícil, pero con una herramienta específica resulta sorprendentemente sencillo.

• SoundEngine
• Audacity

Le recomendamos estas dos.

Al editar los datos de audio, conviene preparar también un archivo de muestra con un fragmento corto (de aproximadamente 1 minuto) para la prueba del siguiente paso.

[PASO 3] Transcripción literal en bruto con una herramienta automática

Una «transcripción en bruto» (en japonés, «suokoshi») consiste en transcribir el contenido de los datos de audio palabra por palabra, tal cual.

※ Incluso si transcribe a mano, lo importante es no omitir nada, ni siquiera muletillas como «eh» o «este».

Este tipo de trabajo mecánico es justamente el terreno en el que las herramientas destacan.

Muchas herramientas de transcripción se pueden usar gratis con datos de audio cortos, así que pruebe varias con los datos de muestra que preparó en el apartado anterior y elija la más precisa posible.

La compatibilidad con cada herramienta depende del archivo de audio y del contenido de la conversación, por lo que, si hace esta prueba, no desperdiciará dinero.

• Mr. Transcription
• Speech to Text Demo

Estas herramientas se pueden probar gratis, por lo que también se las recomendamos a quienes nunca han usado este tipo de herramientas.

Cuando haya seleccionado una herramienta que parezca buena (que funcione bien con el archivo de audio que quiere transcribir), el siguiente paso es convertir en texto el archivo de audio real.

Si duda sobre qué herramienta de transcripción con IA elegir, le recomendamos «Mr. Transcription»

Si duda sobre qué herramienta o método usar para transcribir audio, pruebe primero «Mr. Transcription».

«Mr. Transcription» es un servicio de transcripción con IA capaz de transcribir con gran precisión.

Con el motor de transcripción con IA más reciente, ¡incluso un audio largo se puede transcribir con gran precisión en apenas 1 minuto aproximadamente!

Otra de sus características es la compatibilidad con 100 idiomas.

Transcribir también es muy sencillo: basta con subir el archivo desde la página principal, así que puede usarlo sin dudas.

Además, puede probarlo gratis hasta 3 minutos al día sin registrarse, y con el registro gratuito de miembro puede transcribir gratis hasta 10 minutos al día.

Puede transcribir con IA ahora mismo.

¿Por qué no empieza probando la transcripción con IA con «Mr. Transcription»?

[PASO 4] Corrección de detalles

La transcripción con IA es muy potente, pero los pequeños errores o los pasajes que no se han transcrito a veces hay que transcribirlos a mano.

Para las tareas de corrección, le recomendamos usar un reproductor específico para transcripción, de los que se utilizaban ya antes de la aparición de la transcripción con IA.

Entre los reproductores específicos para transcripción se encuentran programas como los siguientes.

• Okoshiyasu2
• Express Scribe
• CasualTranscriber

Estos reproductores específicos incluyen diversas funciones prácticas especializadas en la transcripción: se puede controlar la reproducción con teclas de acceso rápido, admiten pedales (interruptores de pie) y se pueden manejar en segundo plano sin cambiar de ventana.

Con una herramienta específica puede terminar el trabajo mucho antes, así que aprovéchela.

Algunas aplicaciones incluyen un editor con funciones como la búsqueda de un punto concreto y las marcas de tiempo.

También se recomienda personalizar el sistema de entrada de japonés (IME)

Para terminar la transcripción antes, también se recomienda mejorar la forma de introducir texto en japonés.

Si registra de antemano las palabras y frases de uso frecuente en la herramienta de diccionario del sistema de entrada de japonés (IME) y aprovecha bien la conversión automática (conversión en vivo), puede reducir el número de pulsaciones y acelerar la introducción de texto con facilidad.

Si trabaja con un PC con Windows, también puede usar un software de conversión distinto del IME estándar.

• ATOK
• Google Japanese Input

Estos dos son los más representativos. Si le interesan, pruébelos.

El método para transcribir a mano con el teclado se explica en este artículo. Le invitamos a leerlo.

7 trucos para aumentar drásticamente la eficiencia de la transcripción

Para quienes quieren reducir aunque sea un poco el tiempo de trabajo de la transcripción, explicamos trucos para trabajar de forma eficiente. También presentamos herramientas recomendadas concretas y puntos a tener en cuenta antes de empezar.

[PASO 5] Eliminación de muletillas y pulido del texto

Un texto que reproduce el audio palabra por palabra (transcripción en bruto) es necesario como registro de archivo, pero resulta difícil de usar cuando se quiere aprovechar en el trabajo real.

Si quiere consultar el contenido rápidamente más adelante, resumirlo como documentación o publicarlo en una página web o en una publicación, es necesario retocar el texto para que resulte fácil de leer.

En el mundo de la transcripción se suelen realizar los dos tipos de retoques siguientes.

• Eliminación de muletillas («kebatori»): quitar palabras sin significado como «eh» o «este»
• Pulido del texto («seibun»): convertir el lenguaje hablado en lenguaje escrito

Además, al pulir el texto, revise especialmente los siguientes puntos.

• Expresiones y giros incorrectos
• Complementar las partes que faltan (partículas, demostrativos, etc.)
• Separación de las oraciones (signos de puntuación)

¿Qué diferencia hay entre la transcripción en bruto, la eliminación de muletillas y el pulido del texto? Los 3 formatos de transcripción, explicados a fondo

¡Explicación a fondo de las diferencias entre la transcripción en bruto, la eliminación de muletillas y el pulido del texto! Elegir el formato de transcripción adecuado aumenta la eficiencia. Con IA, el tiempo de trabajo se reduce considerablemente. Presentamos en detalle el mejor método según la finalidad.

Los profesionales de la transcripción realizan además otras correcciones de todo tipo, pero incluso si transcribe usted mismo, estos retoques son necesarios como mínimo.

※ Tenga cuidado: si pule el texto en exceso, el contenido podría acabar diferenciándose de la intención de quien habla.

Para transcribir más rápido también se recomienda utilizar una «herramienta de corrección de textos» que revise automáticamente los errores de tecleo y los errores en japonés.

• Just Right! Pro
• Bunken
• enno

Los tres anteriores son los más conocidos. Algunos se pueden usar gratis (incluidas las versiones de prueba), así que le invitamos a probarlos también para redactar textos en su día a día.

También se recomiendan los servicios de transcripción realizados por personas

Cuando no puede reservar tiempo de trabajo de ninguna manera o necesita con urgencia datos de transcripción (texto) limpios, recurrir a un servicio profesional de transcripción por encargo es una opción.

El contenido de los servicios es muy variado: desde «solo transcripción en bruto» hasta los que incluyen también la eliminación de muletillas y el pulido del texto.

Si quiere recibir el resultado de la transcripción lo antes posible, pagando un cargo adicional también ofrecen plazos de entrega cortos.

Muchos tienen precios muy razonables y también hay «planes de precio por carácter» que facilitan los encargos puntuales, por lo que puede elegir el servicio más adecuado y con mejor relación calidad-precio según su finalidad.

• Koelab
• Tokyo Hanyaku
• Voitex

Los tres anteriores son los más conocidos.

También puede encargar la transcripción a bajo coste mediante servicios de crowdsourcing, pero tenga en cuenta que requiere esfuerzo, como evaluar a la persona a la que se encarga el trabajo y (en algunos casos) hacer una prueba previa.

Teniendo en cuenta el equilibrio entre el tiempo y el coste económico, y comparando también con la transcripción con IA, utilícelos cuando corresponda.

¿Cuánto cuesta externalizar la transcripción de audio? Trucos para encargarla a buen precio

Para quienes quieren externalizar la transcripción a bajo coste, hemos reunido las tarifas habituales de transcripción de audio mediante IA, particulares y empresas especializadas. También recopilamos consejos para no fracasar al externalizar y técnicas para encargar una transcripción de la mayor calidad posible a un precio bajo.

Resumen

En esta ocasión hemos explicado los trucos, los pasos concretos y los métodos para transcribir de forma rápida y eficiente.

Como se explicó al principio, la transcripción tiene un punto importante.

Es reservar tiempo suficiente para acondicionar el entorno de trabajo y hacer los preparativos.

Hay tres razones.

• Al conocer el flujo general y los métodos, puede razonar con una visión de conjunto también durante el trabajo.
• Resulta más fácil calcular el tiempo de trabajo y se puede reaccionar con flexibilidad ante imprevistos.
• Es más fácil encontrar las partes que se pueden hacer más eficientes, es decir, los puntos que probablemente lleven mucho tiempo (cuellos de botella).

Si tiene en cuenta estas cosas, aunque le parezca un rodeo, al final podrá terminar el trabajo en menos tiempo.

No solo en la transcripción, sino en cualquier trabajo, es importante prepararse en lugar de ponerse a trabajar de golpe.

Las personas inteligentes elaboran planes sólidos, reúnen activamente conocimientos prácticos y aplicaciones útiles, y van aumentando cada vez más su productividad.

Le invitamos a incorporar estas ideas, herramientas y métodos.