7 trucos para transcribir audio con mucha más eficiencia

Quiero reducir aunque sea un poco el tiempo que lleva transcribir (transcribir grabaciones) y trabajar con más eficiencia.

Muchos de quienes leen este artículo probablemente sienten esto con fuerza, ¿verdad?

Si en su empresa le han encargado transcribir una reunión (acta), seguramente piense: «¡Quiero terminar cuanto antes esta tarea monótona y concentrarme en un trabajo más importante!»

Si hace transcripciones como trabajo complementario, seguramente desea asumir más encargos y aumentar aún más sus ingresos.

Sin embargo, aunque ha probado varios métodos por su cuenta, no consigue trabajar con tanta eficiencia como esperaba y se siente impaciente…

Por eso, en este artículo explicamos trucos para transcribir con más eficiencia.

También presentamos herramientas recomendadas concretas, así que, si lee este artículo, la transcripción le resultará mucho más fácil que ahora. Le invitamos a leerlo hasta el final.

7 trucos para aumentar de forma espectacular la eficiencia de la transcripción (transcripción de grabaciones)

Si no consigue que su trabajo de transcripción sea más eficiente, tenga presentes los siguientes 7 puntos.

1. Aproveche al máximo las herramientas específicas de transcripción
2. Mejore la calidad de la grabación
3. Reduzca la velocidad de reproducción
4. No haga pausas
5. Registre en un diccionario las palabras que usa con frecuencia
6. Tome notas durante la grabación
7. Observe la boca del hablante

Con probar solo uno de ellos ya se puede esperar una mejora razonable, pero si los combina, la transcripción se vuelve sorprendentemente fácil.

A continuación se los explico uno por uno de forma concreta.

1. Aproveche al máximo las herramientas específicas de transcripción

¿Está transcribiendo con las aplicaciones estándar de su equipo?

Es cierto que la transcripción (transcripción de grabaciones) se puede hacer sin problemas incluso con el reproductor o la aplicación de notas que ya vienen instalados en el ordenador.

Pero si quiere trabajar con la mayor eficiencia posible, el truco es usar herramientas específicas optimizadas para la transcripción.

• Reproductor con funciones avanzadas
• Editor de texto
• Herramienta de transcripción con IA
• IME (sistema de entrada de texto en japonés)
• Auriculares (de botón y de diadema)
• Teclado

Si pensamos rápidamente, esto es más o menos lo que se nos ocurre.

Si busca un entorno cómodo en un sentido más amplio, también debería cuidar el escritorio y la silla, y si además graba, un micrófono de alto rendimiento o una grabadora digital también son importantes… y la lista no tiene fin, pero por ahora basta con dominar bien los 7 puntos anteriores.

Las herramientas recomendadas concretas se presentan en la segunda mitad del artículo, así que, si le interesan, siga leyendo.

2. Mejore la calidad de la grabación

Para que la transcripción (transcripción de grabaciones) sea más eficiente, lo primero importante es la calidad de la grabación.

Sorprendentemente, mucha gente lo pasa por alto, pero incluso antes del trabajo de transcripción, la calidad de los datos de audio originales influye enormemente en la velocidad del trabajo.

• La precisión del equipo de grabación
• La colocación del micrófono
• La forma de hablar del hablante
• El entorno

Por ejemplo, si los datos están deteriorados o la grabación se hizo en malas condiciones y está llena de ruido, hay que admitir que una transcripción precisa resulta difícil.

Quienes reciben el encargo únicamente de transcribir (transcripción de grabaciones) quizá no puedan opinar ni siquiera sobre el entorno de grabación, pero incluso con datos ya grabados, con un pequeño paso adicional el trabajo resulta más fácil.

[Transcripción con IA] 6 puntos para grabar y obtener una transcripción de alta precisión

Para lograr una transcripción con IA de alta precisión, son importantes algunas técnicas al grabar. En este artículo presentamos los mejores puntos para grabar cuando se transcribe con IA. Micrófono de alta calidad, micrófono en la posición adecuada, un entorno de grabación silencioso, que el hablante pronuncie con claridad, una sola persona...

También explicaremos los métodos concretos en detalle en la segunda mitad del artículo.

3. Reduzca la velocidad de reproducción

El punto más importante para acelerar el trabajo de transcripción (transcripción de grabaciones) es

reducir al máximo el número de veces que se rebobina.

Todo se resume en esto. Si se imagina concretamente trabajando, seguramente lo comprenderá de forma intuitiva.

Para rebobinar lo menos posible, el truco es ajustar la velocidad de reproducción del audio exactamente a la velocidad a la que usted escribe.

※Para ser exactos, el truco es fijar una velocidad de reproducción ligeramente más lenta que la velocidad a la que escribe.

La velocidad de escritura se puede medir con herramientas como «e-Typing Master (prueba de habilidad mecanográfica)», por lo que le recomendamos medir al menos una vez con exactitud cuántos caracteres puede escribir en un tiempo limitado.

4. No haga pausas

Cuando haya reducido el número de rebobinados, avance un paso más y pruebe a transcribir sin hacer ninguna pausa.

Al probarlo lo comprobará: si ajusta la velocidad de reproducción del audio a la velocidad de escritura, mientras no se equivoque al teclear ni se le pase algo por descuido, es mucho más fluido trabajar sin detener la reproducción a mitad.

Limítese a marcar los pasajes que no entienda con una señal o una marca de tiempo y, con la idea de corregir más tarde todos juntos los errores de escritura y de conversión, transcriba primero todo de principio a fin a grandes rasgos.

※Si escucha los datos de audio varias veces antes de empezar, podrá captar el contenido general y le resultará más difícil atascarse durante el trabajo.

Cuando le coja el truco, podrá transcribir (transcripción de grabaciones) mucho más rápido que cuando hacía pausas.

5. Registre en un diccionario las palabras que usa con frecuencia

Después de transcribir varias veces, empezará a notar las palabras y expresiones (giros) que se usan con frecuencia.

Si las registra de antemano en la función de diccionario del IME (sistema de entrada de texto en japonés) de su ordenador, aumenta la eficiencia de la conversión.

Cuando transcribe por trabajo, a veces le entregan una lista de términos técnicos. En ese caso, también conviene registrarlos de antemano.

6. Tome notas durante la grabación (actas de reuniones / entrevistas)

En el caso de reuniones o entrevistas en las que puede estar presente en el lugar de la grabación, no deje el registro únicamente en manos de la grabadora de voz: tomar notas usted mismo es otro de los trucos.

No es necesario anotar todo palabra por palabra.

Basta con apuntar brevemente cuando aparezca una palabra que no conoce en la conversación o cuando sienta que se trata de una expresión particular del hablante.

※En esos pasajes, a menudo el contenido en sí también es importante.

Tomar notas aumenta la concentración en el momento y también ayuda a trabajar con más eficiencia después. Es, realmente, matar dos pájaros de un tiro.

7. Observe la boca del hablante (transcripción de vídeos, como los de YouTube)

Cuando transcriba un vídeo, no mire sus manos ni la pantalla del ordenador, sino fije la vista en la boca de quien habla.

La razón es que, incluso con el mismo audio, si escucha mientras comprueba cómo se mueve la boca, el contenido se le queda mucho más fácilmente en la cabeza.

※Para algunas personas, incluso con solo audio, resulta más fácil entender si imaginan de forma concreta a la persona que habla.

Como no mira sus manos, domine bien la mecanografía al tacto para que no aumenten los errores de escritura.

Técnicas de grabación para una transcripción de alta precisión [tres puntos clave]

Los trucos para crear datos de grabación lo más claros y fáciles de entender posible para la transcripción (transcripción de grabaciones) son los siguientes 3.

1. Acerque la boca al micrófono
2. Elimine el ruido
3. Hable despacio y en japonés estándar

Los explicaremos uno por uno en detalle.

1. Acerque la boca al micrófono

Si se mezclan las voces de varias personas o el hablante está lejos, la precisión para captar la voz disminuye todavía más.

El punto necesario para una transcripción de alta precisión es cómo grabar el audio con la mayor claridad posible. Una voz apagada o con un volumen de habla bajo tampoco es adecuada como dato para transcribir.

Ahí es donde entra en juego el micrófono.

Los smartphones actuales tienen una precisión bastante buena incluso con el micrófono integrado, pero si usa un micrófono externo específico, resulta más manejable y se puede acercar más a la boca.

En las entrevistas, una opción es usar un micrófono de solapa que se puede sujetar a la ropa (el micrófono que se usa en grabaciones de televisión, por ejemplo).

Incluso en lugares donde hablan muchas personas, como las reuniones, un micrófono externo da un audio más claro que una grabadora digital o el micrófono integrado del smartphone.

Los equipos específicos son mejores para grabar audio, así que, si quiere datos de audio lo más claros posible, procure usar un micrófono externo.

2. Elimine los ruidos (ruido de fondo)

• Voces de personas ajenas a la transcripción
• Sonidos del entorno
• Ruido blanco al grabar

El audio que contiene estos elementos dificulta una transcripción de alta precisión.

Como ya expliqué antes, una regla de oro de la transcripción (transcripción de grabaciones) es que cuanto más claro sea el audio, mejor.

Grabe en un entorno lo más silencioso posible y, si eso es difícil, procese los datos de audio antes de empezar para dejarlos claros, por ejemplo con un software de eliminación de ruido que utilice IA.

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Además, cuando hay demasiado ruido, en lugar de transcribir escribiendo con el teclado, le recomendamos probar un servicio de transcripción con IA como «Mr. Transcription».

La IA distingue el ruido con gran precisión, por lo que transcribe correctamente incluso audios con mucho ruido de fondo.

3. Hable en japonés estándar y un poco más despacio

Si usted es el hablante, procurar hablar despacio y, en la medida de lo posible, en japonés estándar es otro de los trucos.

No solo para los transcriptores que no están familiarizados con los dialectos: algunas herramientas de transcripción con IA están diseñadas partiendo del japonés estándar y, en ese caso, la precisión cae de golpe en cuanto aparece un dialecto.

※Incluso en las entrevistas, al transcribir suele ocurrir que se pasa el dialecto a japonés estándar, por lo que también ayuda a reducir el trabajo posterior.

Con el habla rápida ocurre lo mismo. Dificulta la escucha al transcriptor y provoca errores en las herramientas de transcripción con IA, así que no tiene ninguna ventaja.

Cuando no se puede controlar la velocidad del habla, como en entrevistas cara a cara o en reuniones donde hablan personas muy diversas, le recomendamos preparar aparte unos datos de audio con la velocidad de reproducción reducida y transcribir a partir de ellos.

Algunas aplicaciones específicas para transcribir con el teclado permiten cambiar la velocidad de reproducción, y usar ese tipo de herramientas es otra opción.

6 herramientas de transcripción recomendadas

A continuación presentamos 6 herramientas útiles a la hora de transcribir (transcripción de grabaciones).

Desde reproductores específicos para transcribir con el teclado y servicios de transcripción con IA hasta hardware como el teclado, utilícelos como referencia para su propia transcripción (transcripción de grabaciones).

1. Okoshiyasu2 (reproductor de audio para transcripción)

Okoshiyasu2 es una aplicación clásica de reproductor de audio para transcripción en PC con Windows.

Operaciones como reproducir, pausar, rebobinar y avanzar rápido se pueden controlar con rapidez con una sola tecla de acceso rápido (atajo).

※Más arriba expliqué que conviene rebobinar y hacer pausas lo menos posible, pero reducirlos a cero es poco realista, por lo que un software que se controla tan fácilmente sigue siendo imprescindible.

Además de poder cambiar la velocidad de reproducción, el volumen y el tono, incorpora una función de ecualizador, por lo que otra ventaja es que se ahorra el trabajo de procesar el audio de antemano.

Como funciona aunque la ventana no esté activa, también resulta muy cómodo no tener que cambiar de ventana cada vez cuando se trabaja con el editor al lado.

Okoshiyasu2

2. Interview (reproductor de audio para transcripción)

El «Okoshiyasu2» anterior era un software exclusivo para Windows, pero para los usuarios de Mac recomendamos esta aplicación.

Igual que Okoshiyasu2, además de un reproductor que se maneja fácilmente con teclas de atajo, su gran característica es que incorpora un editor de transcripción específico.

También incluye una función para registrar como atajos las palabras y frases frecuentes y llamarlas rápidamente.

Admite archivos de vídeo además de datos de audio, por lo que parece útil también para las transcripciones de YouTube, cada vez más frecuentes.

Nagagutsu Henshujo: aplicación para macOS: Interview

3. Mr. Transcription (servicio de transcripción con IA)

Esta es la herramienta de ensueño en la que basta con subir los datos de audio para que la IA transcriba automáticamente.

Además de audio, admite archivos de vídeo e imagen.

Los datos transcritos se pueden descargar como texto (txt) o como archivo de subtítulos (srt), por lo que una gran ventaja es que resulta fácil editarlos, procesarlos y compartirlos después.

Además, admite también la transcripción en inglés y otros idiomas extranjeros, algo difícil si se transcribe (transcripción de grabaciones) a mano por cuenta propia.

Se puede transcribir gratis hasta 3 minutos al día sin iniciar sesión, y hasta 10 minutos al día si se registra una cuenta, así que ¿por qué no probarlo una vez?

Seguro que le sorprenderá la alta precisión con la que la IA más reciente reconoce el audio.

4. ATOK Passport (IME para japonés)

Si aspira a la máxima eficiencia, cuidar el IME (sistema de entrada de texto en japonés) también es un truco.

El IME clásico entre los clásicos para quienes trabajan con el japonés es «ATOK», que vende la empresa JustSystems.

ATOK no solo tiene una alta precisión en la conversión a kanji, sino que incorpora una «función de conversión automática» que determina automáticamente la división de las frases y los candidatos de conversión y convierte el texto; si la aprovecha bien, la velocidad de entrada de texto mejora notablemente.

Los suscriptores de ATOK Passport pueden usar gratis la herramienta específica de revisión de textos «ATOK Cloud Checker», lo que resulta práctico también para retocar el texto terminado.

ATOK Passport

5. Realforce

A continuación presentamos un hardware recomendado.

El hardware más eficaz para hacer más eficiente la transcripción (transcripción de grabaciones) es el teclado.

Uno de los teclados recomendados es la serie «REALFORCE» de Topre, cuyo nombre probablemente sea el primero que se menciona entre los teclados japoneses de alto rendimiento.

Además de adoptar el sistema capacitivo sin contacto, de excelente durabilidad, su gran característica es que se puede elegir la fuerza necesaria para pulsar una tecla: 55 g, 45 g, 30 g o fuerza variable.

Otro punto a favor es la conexión por cable, con menos latencia y menos errores.

Un teclado cómodo y adecuado para usted no solo aumenta la eficiencia, sino que también reduce la carga sobre el cuerpo, por lo que es una inversión con una relación calidad-precio excelente.

Hay muchos otros teclados con una agradable sensación al teclear que facilitan mucho la escritura, así que le recomendamos probarlos en tiendas de electrodomésticos o de informática.

REALFORCE

6. Saraund Chonmage-kun (auriculares de botón)

Estos son un tipo poco común de auriculares especializados en la escucha.

Además de su alto cierre y su alto aislamiento acústico, lo destacable es que están afinados para que la banda de frecuencias de la voz se oiga con facilidad.

Hasta en el envase pone «para estudio / material didáctico», lo que demuestra lo completo del enfoque.

Aun así, este tipo de auriculares de botón y de diadema se adaptan mejor o peor según la persona, así que pruebe varios y elija los que mejor le vayan.

También se recomienda usar «auriculares de monitor» como los que comercializan SONY y otras marcas.

Chonmage-kun ｜ Saraund (茶楽音人)

Conclusión

En este artículo hemos explicado trucos para que el trabajo de transcripción (transcripción de grabaciones) sea más eficiente.

Para terminar, a modo de resumen, repasemos una vez más las técnicas presentadas.

1. Aproveche al máximo las herramientas específicas de transcripción
2. Mejore la calidad de la grabación
3. Reduzca la velocidad de reproducción
4. No haga pausas
5. Registre en un diccionario las palabras que usa con frecuencia
6. Tome notas aparte durante la grabación
7. Observe la boca del hablante

En especial, las técnicas para que el audio sea claro al grabar y la preparación previa al trabajo son aspectos que mucha gente pasa por alto.

Si esto no se hace bien, se pierden esfuerzo y tiempo inútilmente, por lo que es un factor importante que nunca debe olvidarse.

Si la calidad de los datos de audio es alta, la precisión de las herramientas de IA mejora mucho, así que se puede automatizar el trabajo al máximo.

Vísteme despacio, que tengo prisa. La partida se decide antes de la batalla (antes del trabajo).

Si se prepara bien sin pereza, en conjunto acabará resultando más fácil, así que le animamos a probarlo.