Cách phiên âm để làm biên bản họp ZOOM dễ dàng

Sau cuộc họp ZOOM, việc gỡ băng làm biên bản thật vất vả...

Nhắc đến công cụ họp trực tuyến thì chắc chắn là ZOOM.

Bạn có đang tốn nhiều công sức và thời gian để làm biên bản cho các cuộc họp trực tuyến trên ZOOM không?

Thực ra, biên bản cuộc họp ZOOM có thể được tạo ra rất dễ dàng nếu dùng công cụ phiên âm tiện lợi!

Bản thân ZOOM cũng có sẵn chức năng phiên âm để hỗ trợ cho các cuộc họp trực tuyến.

Tuy nhiên, công cụ phiên âm tiêu chuẩn của ZOOM chỉ mang tính hỗ trợ, nên nếu muốn làm biên bản tiện lợi hơn, nên dùng công cụ AI chuyên về phiên âm.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giới thiệu những cách phiên âm được khuyên dùng giúp việc làm biên bản sau cuộc họp ZOOM trở nên nhẹ nhàng hơn rất nhiều!

Chúng tôi giới thiệu cả chức năng phiên âm tiêu chuẩn của ZOOM lẫn cách phiên âm bằng công cụ bên ngoài, vì vậy nếu bạn đang đau đầu về việc làm biên bản, hãy tham khảo nhé.

Có thể phiên âm biên bản cuộc họp ZOOM một cách dễ dàng không?

Khi tổ chức một cuộc họp, điều quan trọng là phải làm biên bản.

Tất nhiên, với các cuộc họp trực tuyến bằng ZOOM cũng cần làm biên bản.

Vậy làm thế nào để phiên âm cuộc họp trực tuyến ZOOM một cách dễ dàng?

ZOOM có chức năng hỗ trợ làm biên bản

Nói ngay kết luận thì chỉ với các chức năng tiêu chuẩn của ZOOM cũng có thể phiên âm và làm biên bản.

ZOOM có chức năng tạo phụ đề và chức năng tải xuống, nên có thể dựa vào đó để làm biên bản.

Tuy nhiên, vì chức năng chính chỉ là hiển thị phụ đề, nên để tổng hợp lời phát biểu theo từng người nói hoặc sắp xếp thành định dạng dễ đọc, cần phải chỉnh sửa sau đó.

Để làm biên bản hiệu quả hơn, nên dùng công cụ bên ngoài chuyên dụng cho phiên âm.

Nên kết hợp ZOOM với công cụ phiên âm

Để phiên âm hiệu quả biên bản của cuộc họp trực tuyến ZOOM, nên phiên âm nội dung cuộc họp bằng công cụ AI chuyên dụng.

Ứng dụng ZOOM có chức năng ghi hình.

Khi bật ghi hình, bản ghi sẽ được tự động lưu sau khi cuộc họp kết thúc, và bạn chỉ cần tải lên công cụ phiên âm như Mr. Transcription là có thể phiên âm dễ dàng.

Nếu bật tính năng tách người nói, việc phiên âm theo từng người nói cũng được thực hiện tự động!

Dịch vụ được khuyên dùng để phiên âm ZOOM: Mr. Transcription

Dịch vụ phiên âm AI được khuyên dùng để phiên âm biên bản cuộc họp trực tuyến ZOOM là Mr. Transcription.

Mr. Transcription là dịch vụ phiên âm của Nhật Bản sử dụng AI mới nhất.

Cách dùng rất đơn giản: chỉ cần tải tệp nội dung cuộc họp ZOOM lên từ trang chủ này!

Có thể tải lên nguyên vẹn tệp "mp4", định dạng lưu khi ghi hình ZOOM, nên không cần chuyển đổi tệp.

Hơn nữa, bạn có thể dùng chức năng tạo biên bản để tạo biên bản từ âm thanh một cách dễ dàng!

Xử lý hoàn tất chỉ trong vài giây và có thể tải biên bản về dưới dạng Word, nên bạn có thể hoàn thành biên bản ngay sau khi cuộc họp kết thúc.

Mr. Transcription có thể sử dụng miễn phí!

Không cần đăng ký và đăng nhập, bạn được phiên âm miễn phí tối đa 3 phút mỗi ngày; nếu đăng ký tài khoản thì tối đa 10 phút mỗi ngày, nên có thể bắt đầu làm biên bản ngay lập tức.

Nếu bạn còn phân vân về việc phiên âm ZOOM, trước hết hãy thử dùng Mr. Transcription nhé?

Microsoft Teams và Google Meet cũng phiên âm thoải mái bằng AI mới nhất

Trong bài viết này, chúng tôi cũng giải thích về việc phiên âm Microsoft Teams và Google Meet, hai phần mềm họp trực tuyến được sử dụng rộng rãi ngang hàng với ZOOM.

Mời bạn đón xem.

Cách phiên âm và ghi âm cuộc họp trực tuyến Microsoft Teams? Làm biên bản dễ dàng bằng phiên âm AI

Giải thích 3 cách phiên âm và làm biên bản khi tổ chức cuộc họp trực tuyến trên Microsoft Teams.

Làm thế nào để phiên âm cuộc họp Google Meet? Cách dùng tiện ích mở rộng "Koemoji" và cách phiên âm AI được khuyên dùng

Giải thích cách phiên âm cuộc họp trực tuyến Google Meet bằng tiện ích mở rộng "Koemoji" và cách phiên âm AI được khuyên dùng.

Cách làm biên bản cuộc họp bằng ZOOM và Mr. Transcription

Nếu muốn phiên âm cuộc họp trực tuyến ZOOM một cách tiện lợi và chắc chắn, nên dùng công cụ phiên âm AI chuyên dụng!

Với Mr. Transcription, nhờ AI mới nhất, bạn không chỉ phiên âm mà còn có thể làm biên bản!

Chúng tôi sẽ giải thích cách phiên âm và làm biên bản bằng công cụ phiên âm AI Mr. Transcription.

1. Lưu nội dung cuộc họp bằng ZOOM

Trước hết, hãy dùng chức năng ghi hình của ZOOM để lưu nội dung cuộc họp trực tuyến.

Cách làm rất đơn giản: chỉ cần nhấp vào "Ghi" trong menu ở cuối màn hình cuộc họp ZOOM là được.

Như vậy, việc ghi hình cuộc họp trực tuyến sẽ bắt đầu.

Trong khi ghi hình, ở góc trên bên trái màn hình sẽ hiển thị "Đang ghi".

Khi cuộc họp trực tuyến kết thúc, bản ghi sẽ được tự động lưu ở định dạng mp4.

Trong khi lưu, sẽ hiển thị dòng chữ "Đang chuyển đổi bản ghi cuộc họp" như thế này.

Khi dòng chữ này biến mất là đã lưu xong.

Lưu ý: chỉ người chủ trì cuộc họp trực tuyến mới có thể lưu

Khi ghi hình nội dung cuộc họp trực tuyến ZOOM, cần lưu ý rằng chức năng này chỉ người chủ trì cuộc họp mới dùng được.

Hãy nhờ người chủ trì cuộc họp lưu bản ghi, hoặc nhờ họ chuyển quyền chủ trì cho người muốn lưu, nên bạn cần chú ý.

2. Tải tệp mp4 lên Mr. Transcription

Khi cuộc họp trực tuyến kết thúc, hãy tải tệp lên công cụ phiên âm AI Mr. Transcription để phiên âm.

Mở trang chủ của Mr. Transcription từ liên kết này.

Cách tải lên rất đơn giản!

Chỉ cần kéo và thả tệp mp4 vào khu vực "Kéo tệp vào đây" trên trang chủ, hoặc chọn tệp bằng nút "Chọn tệp" là được.

Mr. Transcription hỗ trợ tải lên tệp mp4, nên không cần chuyển đổi tệp đã ghi hình mà có thể tải lên nguyên vẹn.

AI nhận dạng giọng nói của Mr. Transcription có hiệu năng rất cao.

Ngay cả tệp dài cũng chỉ xử lý trong khoảng 1 phút (tệp ngắn chỉ vài giây!), nên bạn có thể xem kết quả phiên âm ngay sau khi cuộc họp kết thúc.

3. Bắt đầu phiên âm

Khi tải lên xong, quá trình phiên âm sẽ tự động bắt đầu.

Sau khi quá trình xử lý bắt đầu, bạn có thể đóng cửa sổ trình duyệt.

Khi xử lý hoàn tất, bạn sẽ nhận được email thông báo.

* Nếu dùng miễn phí mà không đăng ký và đăng nhập, bạn cần để trình duyệt luôn mở.

4. Phiên âm hoàn tất

Khi phiên âm xong, bạn có thể xem kết quả trên trang "Lịch sử".

Bạn có thể mở trang "Lịch sử" từ menu của trang web chính thức Mr. Transcription.

Nếu bạn để mở trang chủ, màn hình trang chủ sẽ chuyển đổi và hiển thị kết quả phiên âm.

5. Tạo biên bản bằng Mr. Transcription

Khi phiên âm hoàn tất, hãy tạo biên bản!

Bên dưới kết quả phiên âm có các nút "Tóm tắt" và "Tạo biên bản".

Để tạo biên bản cuộc họp, hãy nhấn nút "Tạo biên bản".

Khi nhấn nút, AI mới nhất sẽ bắt đầu tạo biên bản.

Chỉ trong vài giây, biên bản cuộc họp sẽ hoàn thành như thế này!

Biên bản đã tạo có thể tải về dưới dạng Word.

Vậy là quy trình phiên âm cuộc họp trực tuyến ZOOM bằng Mr. Transcription và làm biên bản cuộc họp đã hoàn tất!

Như vậy, nhờ dùng công cụ chuyên dụng Mr. Transcription, bạn có thể làm biên bản trôi chảy hơn nhiều so với dùng chức năng tiêu chuẩn của ZOOM!

Mr. Transcription cho phép phiên âm miễn phí tệp dài đến 3 phút mà không cần đăng ký hay đăng nhập!

Hơn nữa, nếu đăng ký miễn phí, bạn có thể phiên âm miễn phí tối đa 10 phút mỗi ngày!

Chức năng tạo biên bản cũng được dùng miễn phí, không mất thêm phí.

Trước hết, bạn hãy thử trải nghiệm phiên âm miễn phí bằng Mr. Transcription nhé?

Cách phiên âm biên bản bằng chức năng tiêu chuẩn của ZOOM

Tiếp theo, chúng tôi sẽ giải thích cách phiên âm biên bản đơn giản bằng chức năng tiêu chuẩn của ZOOM.

1. Cài đặt phụ đề trên trang web của ZOOM

Để phiên âm phụ đề bằng chức năng tiêu chuẩn của ZOOM, trước hết bạn cần cài đặt sẵn trên trang web, không phải trong ứng dụng.

Đăng nhập vào trang web ZOOM từ đây.

Sau khi đăng nhập ZOOM, hãy mở "Cài đặt" từ menu.

Khi mở cài đặt, hãy nhấp vào "Trong cuộc họp (Nâng cao)".

Khi nhấp vào, bạn sẽ chuyển đến phần cài đặt phụ đề.

Bật ba chức năng

• Phụ đề tự động
• Bản ghi chép đầy đủ
• Lưu phụ đề

Hãy bật cả ba chức năng này.

Với "Phụ đề tự động" và "Bản ghi chép đầy đủ" sẽ xuất hiện màn hình xác nhận, hãy nhấp vào "Bật".

Khi bật "Phụ đề tự động", "Bản ghi chép đầy đủ" và "Lưu phụ đề", màn hình sẽ như thế này.

Vậy là đã chuẩn bị xong để hiển thị phụ đề trong cuộc họp trực tuyến ZOOM.

Sau khi cài đặt xong, bạn có thể đóng trang web.

2. Hiển thị phụ đề trong cuộc họp trực tuyến ZOOM

Khi cuộc họp trực tuyến ZOOM bắt đầu, hãy hiển thị phụ đề.

Để hiển thị phụ đề, hãy nhấp vào "Hiện phụ đề" trong menu ở cuối màn hình.

Vị trí của "Hiện phụ đề"

Vị trí của "Hiện phụ đề" khác nhau tùy theo kích thước cửa sổ.

Khi phóng to cửa sổ, nút được hiển thị trong menu ở cuối màn hình, nên chỉ cần nhấp vào đó là được.

Khi cửa sổ nhỏ, hãy nhấp vào "Thêm" trong menu, rồi nhấp tiếp vào "Phụ đề" bên trong.

Nhấp vào "Hiện phụ đề" từ menu vừa hiển thị là phụ đề sẽ xuất hiện.

Cài đặt ngôn ngữ phụ đề

Khi nhấp vào "Hiện phụ đề", cửa sổ cài đặt ngôn ngữ phụ đề sẽ mở ra, hãy chọn tiếng Nhật rồi nhấp vào "Lưu".

Vậy là đã sẵn sàng hiển thị phụ đề trên ứng dụng ZOOM dành cho máy tính.

Phụ đề được hiển thị

Trong ứng dụng ZOOM dành cho máy tính, phụ đề đã phiên âm sẽ hiển thị ở cuối màn hình như thế này.

Khi nhấp vào "Xem toàn bộ bản ghi chép" trong menu phụ đề,

bạn có thể hiển thị và kiểm tra nội dung đã phiên âm.

3. Lưu nội dung phiên âm của phụ đề

Để làm biên bản cuộc họp, bạn cũng có thể lưu nội dung phụ đề mà ZOOM đã phiên âm.

Để lưu nội dung phụ đề đã phiên âm, hãy nhấp vào nút "Lưu bản ghi chép" trên màn hình danh sách phụ đề vừa mở ra sau khi nhấp "Xem toàn bộ bản ghi chép".

Khi nhấp vào, nội dung cuộc họp đã phiên âm sẽ được lưu dưới dạng tệp văn bản.

Khi nhấp vào "Hiển thị trong thư mục", nơi lưu sẽ được mở ra.

Khi mở tệp văn bản, nội dung đã phiên âm được lưu như thế này.

Vậy là quy trình phiên âm cuộc họp trực tuyến bằng chức năng tiêu chuẩn của ZOOM để làm biên bản đã hoàn tất.

Sau đó, bạn cần dựa vào tệp văn bản đã phiên âm để chỉnh sửa thành nội dung biên bản chính thức.

Lưu ý khi phiên âm bằng chức năng tiêu chuẩn của ZOOM

Khi phiên âm để làm biên bản bằng chức năng tiêu chuẩn của ZOOM, có một điểm lưu ý quan trọng.

Đó là nhất định phải lưu nội dung phiên âm trước khi cuộc họp trực tuyến kết thúc.

Nếu bạn rời khỏi cuộc họp hoặc người chủ trì kết thúc cuộc họp, nội dung đã phiên âm sẽ không thể lưu được nữa.

Hãy cẩn thận để không quên lưu nội dung quan trọng dùng cho biên bản.

Cuộc họp do người dùng miễn phí tổ chức sẽ tự động kết thúc sau 40 phút, nên đặc biệt cần chú ý.

Để tránh sai sót quên lưu nội dung phiên âm, nên phiên âm bằng dịch vụ phiên âm chuyên dụng.

Nên dùng công cụ chuyên dụng để phiên âm biên bản ZOOM!

Các cuộc họp trực tuyến ngày càng được dùng nhiều hơn.

Có thể phiên âm cuộc họp trực tuyến ZOOM bằng chức năng tiêu chuẩn, nhưng nếu dùng công cụ chuyên dụng, bạn sẽ làm được nhanh hơn và trôi chảy hơn.

Với công cụ phiên âm AI chuyên dụng, công cụ nhận dạng giọng nói được tinh chỉnh hiệu năng cao có thể phiên âm chính xác cả những âm thanh khó như thuật ngữ chuyên môn hay ngoại ngữ!

Bạn hãy thử dùng công cụ phiên âm AI để làm biên bản nhanh chóng và chính xác nhé?